لا يختلف التخطيط لعقد اجتماع في مجلس المدينة حول قضية صحية بشكل أساسي عن التخطيط لعقد اجتماع حول أي قضية أخرى ، باستثناء تكوين الجمهور وأنواع أعضاء اللجنة الذين سيتحدثون في الحدث. ومع ذلك ، هناك الكثير من الأمور التي تدخل في التخطيط بنجاح لاجتماع مجلس المدينة من أي نوع. ستحتاج إلى العمل الجاد ، وتجنيد أصحاب المصلحة المهمين ، والتأكد من أنك أعطيت نفسك وقتًا كافيًا لتأمين انتباه الصحافة والمجتمع.
خطوات
جزء 1 من 3: وضع الأساس
الخطوة 1. تشكيل لجنة التخطيط
الفكرة من وراء لجنة التخطيط هي القوة في الأرقام. هناك عدد قليل من القضايا المتعلقة بالرعاية الصحية التي لا تهم أكثر من منظمة واحدة. تحتاج إلى تحديد المنظمات الأخرى داخل المجتمع المعنية بقضيتك ، وإقناع الأعضاء المهمين بفوائد مجلس المدينة ، وتجنيدهم في لجنة التخطيط الخاصة بك.
- على سبيل المثال ، إذا كانت مشكلتك هي تغذية الطفولة ، فقد تكون بعض المنظمات المجتمعية المعنية بهذه المسألة هي المدارس وأطباء الأطفال وبنوك الطعام والكنائس والمزارعون والرعاية النهارية.
- يمكن أن يكون الترويج الذاتي حافزًا مقنعًا للغاية. اقترب من المنظمات المستهدفة من وجهة نظر تشرح كيف يمكن أن تكون المشاركة في قاعة المدينة مفيدة لهم على وجه التحديد.
الخطوة 2. توطين القضايا
من الأسهل كثيرًا أن تشعر بالقلق حيال مشكلة تؤثر عليك بشكل مباشر. من أجل جعل موضوع دار البلدية الخاص بك أكثر إلحاحًا وإقناعًا ، أكد على التأثير المحلي للقضية بدلاً من التأثير الوطني أو العالمي.
- على سبيل المثال ، إذا كانت مدينتك أو ولايتك بها معدل مرتفع من الإصابة بفيروس نقص المناعة البشرية ، أو معدل مرتفع من السمنة ، فيجب عليك التأكيد على المشكلات التي ستواجهها منطقتك نتيجة لذلك بدلاً من المشكلات التي تأتي من تشخيص فيروس نقص المناعة البشرية أو السمنة بشكل عام.
- لذلك يمكنك أن تقول: "سيتعين على مدينة فيلادلفيا أن تدفع 3.5 مليار دولار إضافية في تكاليف الرعاية الصحية على مدار الخمسة عشر عامًا القادمة بسبب ارتفاع معدل السمنة لدينا" ، بدلاً من "تؤدي السمنة إلى ارتفاع تكاليف الرعاية الصحية".
الخطوة 3. تحديد الأهداف
ستحدد أهداف اجتماعك التنسيق ، ومن ستدعوه وكيف ستروج له. يشير مصطلح "قاعة المدينة" فقط إلى نوع الاجتماع حيث يشتمل السؤال المفتوح والإجابة من الجمهور على الجزء الأكبر من الاجتماع.
يمكن أن تكون أهداف اجتماعك إعلامية ، أو مناصرة منصب معين ، أو تقديم ملاحظات للمرشحين السياسيين. على الرغم من أن اجتماعات المرشح السياسي والدعوة ربما تجذب أكبر قدر من الاهتمام ، إلا أنها ليست بالضرورة ما هو الأفضل لمشكلتك. على سبيل المثال ، إذا كان الرأي العام ضد أهداف سياسة منظمتك ، فقد يكون الاجتماع الإعلامي استراتيجية أفضل لتغيير الآراء بما يتناسب مع احتياجاتك
الخطوة 4. اختر التنسيق
الشكل التقليدي لقاعة المدينة هو لوحة من ثلاثة إلى خمسة متحدثين بالإضافة إلى وسيط لتقديم مقدمات قصيرة تفصيلية عن خلفياتهم ومواقفهم. بعد ذلك ، يفتح المشرف الأسئلة على الجمهور. في حين أن الجمهور قد يطرح أسئلة على عضو معين ، يجب أن يعمل الوسيط كميسر ، وإذا شعروا أن البرنامج سيتقدم من خلال طرح نفس السؤال على أعضاء لجنة متعددين ، فيجب عليهم ذلك. يمكن أن تشمل التنسيقات الأخرى:
- صيغة سؤال وجواب خالصة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لمنتدى المرشح.
- شكل سؤال مجهول ، حيث يتم تقديم الأسئلة مسبقًا ، ويختار المنسق الأسئلة التي يجب تقديمها إلى اللوحة. يمكن أن يكون هذا التنسيق جيدًا للموضوعات المثيرة للجدل.
جزء 2 من 3: سحب الاجتماع معًا
الخطوة 1. اختر الموقع والتاريخ والوقت
يجب أن يكون مكان الاجتماع في موقع مركزي محايد ويمكن الوصول إليه من قبل المعاقين. الكنائس والمكتبات والمباني الحكومية والمراكز المجتمعية كلها خيارات جيدة. تأكد من عدم تعارضه مع حدث مجتمعي شائع آخر ، وعقده في وقت سيتمكن فيه العديد من الأشخاص من الحضور في عطلة نهاية الأسبوع ، أو في المساء ، إذا كان ذلك خلال الأسبوع.
- من القواعد الجيدة أن تختار دائمًا موقعًا صغيرًا جدًا. المكان المزدحم يخلق انطباعًا بالنشاط والشعبية ، وهو دائمًا أفضل من البديل.
- اجعل الحدث مجانيًا أو بتكلفة رمزية ، ولكن شجع الحاضرين على الرد على دعوة الحضور - صفحة Facebook أو عنوان بريد إلكتروني أو رقم هاتف للاتصال بهم هي طرق سهلة ومنخفضة التكلفة للقيام بذلك. لنفترض أن ثلثي "Maybes" لن تظهر.
- تأكد من أن لديك موقعًا بديلًا للاجتماع في حالة فشل مكان الاجتماع المجدول.
الخطوة 2. قم بدعوة أعضاء اللجنة
أعضاء اللجنة هم أحد أهم العوامل التي تساهم في نجاح أو فشل قاعة المدينة. في حين أنه من الأفضل أن يكون لديك شخصيات بارزة في لوحتك ، إلا أن هذا ليس خيارًا دائمًا. أفضل شيء تالي هو وجود أعضاء في اللجنة يمثلون المنظمات البارزة و / أو أعضاء اللجنة ذوي الخلفيات البارزة - فهذا يمنح الحدث مزيدًا من المصداقية.
- انظر إلى المسؤولين المنتخبين والأكاديميين وقادة الكنيسة والمجتمع ومقدمي العلاج.
- هذا مجال آخر حيث يمكن أن تكون لجنة التخطيط المتنوعة مفيدة. كلما زادت العلاقات بين أعضاء مجتمع التخطيط ، زادت احتمالية أن تكون قادرًا على الاستفادة من مجموعة متنوعة ومثيرة من الخبراء.
- لا تستبعد عامل الشخصية عند دعوة أعضاء اللجنة. يجب أن يتمتع أعضاء اللجنة بالمصداقية الكافية لجذب الناس إلى قاعة المدينة ، ولكن يجب أن يكونوا مثيرين بما يكفي بحيث يتحدث الناس حول قاعة المدينة الخاصة بك بعد فترة طويلة من انتهائها.
الخطوة الثالثة. تعيين وسيط
الوسطاء عامل مهم آخر في نجاح قاعة المدينة. يجب أن يحظى المنسق باحترام المتحدثين والجمهور ، جنبًا إلى جنب مع المزاج لنزع فتيل التوترات وتسريع المناقشة.
فكر في وسيط مثل MC - يجب أن يكون كاريزميًا ، لكن ليس كاريزميًا بحيث يطغى على أعضاء اللجنة أو يسيطر على المناقشة. يمكن أن يكون أعضاء وسائل الإعلام والقضاة والمحامون المتقاعدون ورجال الدين مرشحين جيدين
الخطوة 4. إحاطة المتحدثين
تأكد من أن أعضاء اللجنة يعرفون شكل قاعة المدينة ، وأعضاء اللجنة الآخرين ، والإقبال المتوقع ، والموضوعات المدرجة على جدول الأعمال. طالما رغبوا في ذلك ، قم بإعدادهم للتحدث مع وسائل الإعلام بعد ذلك.
إنها لفكرة جيدة أن يحضر أعضاء اللجنة قبل الموعد بخمس وأربعين دقيقة إلى ساعة حتى تتمكن من مراجعة التنسيق والموضوعات مرة أخيرة
الخطوة 5. تشكيل فريق العمل
سيلزم بعض الموظفين الرئيسيين لضمان سير الاجتماع بسلاسة. يجب أن يكون لديك شخص ما للتحدث مع وسائل الإعلام ، ومقعد الضيوف ، وتوزيع مواد مثل جداول أعمال الاجتماع على أعضاء اللجنة والضيوف.
هذه كلها وظائف جيدة للمتطوعين
الخطوة 6. جهز المواد المسبقة
بغض النظر عن حجم اجتماعك ، ستحتاج إلى بعض المواد المطبوعة لتوزيعها على الضيف والصحافة وأعضاء اللجنة. سيحدد نوع الاجتماع الذي تديره أنواعًا معينة من المواد. على سبيل المثال:
- إذا كنت تدير اجتماعًا إعلاميًا ، فمن الجيد أن تطبع كتيبات أو كتيبات من شأنها أن تتطرق إلى بعض المعلومات التي ستغطيها في دار البلدية. على سبيل المثال ، إذا كانت مشكلتك تتعلق بفيروس نقص المناعة البشرية في مجتمعك ، فقم بطباعة كتيب يدوي يحتوي على بعض الإحصائيات المهمة حول تأثير فيروس نقص المناعة البشرية محليًا.
- قد تتضمن قاعة المدينة مع المرشحين أو المسؤولين السياسيين معلومات حول مواقف المرشحين أو المسؤولين والأحزاب من حيث صلتها بقضيتك الصحية.
جزء 3 من 3: التحضير للاجتماع
الخطوة الأولى: تأكد من ظهور الوسائط
الصحافة أمر حاسم لنجاح مجلس المدينة. سواء كانت دار البلدية تركز على الدفاع عن القضايا ، أو نشر المعلومات ، أو المنتدى السياسي ، فإن سمعتها السيئة ستؤثر على نجاح تلك الأهداف وقدرتك على تكوين قاعات عامة في المستقبل.
- ستحتاج إلى كتابة بيانات صحفية ، وتحديد المراسلين الذين يغطون أخبارًا عن الصحة أو شؤون المجتمع أو السياسة ، والتواصل معهم على فترات منتظمة.
- البيان الصحفي عبارة عن وثيقة بسيطة يتم إرسالها إلى المؤسسات الإعلامية تشرح حدثًا ما ولماذا هو جدير بالملاحظة. عادةً ما يكون طول البيان الصحفي أقل من صفحة واحدة.
- تدور الأخبار حول الأحداث الجارية ، لذا عليك أن تتأكد من التأكيد للمراسلين على سبب كون قاعة المدينة حدثًا يجب تغطيته الآن وليس لاحقًا. على سبيل المثال ، تعتبر السمنة مشكلة دائمًا ، لكنها لا تصدر أخبارًا إلا عندما يتم إصدار دراسة تزعم أنها توضح سببًا آخر لكونها سيئة.
الخطوة الثانية. تواصل مع المنظمات ذات التفكير المماثل
يجب تدريب أعضاء لجنة التخطيط وأعضاء اللجنة وأعضاء المنظمات ذات الصلة الذين ليسوا جزءًا مباشرًا من مجلس المدينة للإعلان عن الحدث.
لا تنس استخدام الموارد مثل حرم الجامعات والمستشفيات والهيئات الحكومية. نشرات نشر الإعلان عن الحدث في تلك المواقع. يمكن أن تكون طريقة رائعة لزيادة الحضور
الخطوة 3. اضغط على وسائل التواصل الاجتماعي
لا تنس الشبكة الواسعة لمجموعات القضايا على Facebook ووسائل التواصل الاجتماعي الأخرى. لا تحاول فقط الوصول إلى المنظمات التقليدية التي تضم أشخاصًا مدرجين في كشوف المرتبات. انشر على Facebook مجموعات ومدونات ولوحات رسائل للمنظمات المهتمة وذات الصلة.
تأكد من قيام أعضاء اللجنة والأعضاء بالترويج للحدث على Twitter و Facebook و Instagram
الخطوة 4. قم بتجميع حزم الصحافة
تتميز الحزمة الصحفية عن البيان الصحفي بأنها حزمة من المواد تُعطى للمراسلين في يوم الحدث وليست حافزًا لتغطية حدث ما. يجب أن تشمل:
- البيان الصحفي.
- السير الذاتية لأعضاء اللجنة والمتحدثين.
- معلومات حول الموضوع ، بما في ذلك الدراسات ذات الصلة والإحصاءات والقصص الشخصية للأفراد المتضررين.
الخطوة 5. توقع ما هو غير متوقع
في بعض الأحيان لا يظهر أعضاء اللجنة. في بعض الأحيان يتدفق المتظاهرون على المكان. قد تكتسح عاصفة ثلجية المنطقة من العدم. بصفتك مخطط الحدث ، تحتاج إلى التخطيط لهذه الحالات الطارئة عن طريق حجز متحدثين بديلين أو جدولة مواعيد بديلة.
- إذا غمر المتظاهرون قاعة مدينتك ، فقد يكون التغيير في الشكل مناسبًا. إذا كان التنسيق الأصلي عبارة عن سؤال وجواب مفتوحين ، فاحصل على أسئلة مسبقة بدلاً من ذلك. إذا كان المتظاهرون بالخارج ، ادعهم وقم بتغيير الشكل للمضي قدمًا في تقديم الأسئلة.
- اصطف متحدثين بديلين من مؤسستك أو المنظمات المشاركة فقط في حالة عدم ظهور المتحدث المجدول. إذا كانت قاعة المدينة عبارة عن منتدى بين المرشحين السياسيين ، فقم بالتأكيد على ذلك لوسائل الإعلام - مما سيجعلهم يتمنون لو كانوا قد ظهروا.
