نعلم جميعًا أن التنظيم في العمل أمر مهم ، لكنه صراع مستمر للعديد من الأشخاص. صدق أو لا تصدق ، البقاء منظمًا ليس أمرًا شاقًا كما قد يبدو. بعض الحلول السريعة وبعض الحلول المستمرة تجعل الأمر أسهل مما كنت تعتقد.
خطوات
الطريقة 1 من 4: إدارة المكان والوقت
الخطوة 1. راقب أنشطتك
اقضِ يومين في الاحتفاظ بدفتر يوميات أو سجل أنشطتك اليومية. سيساعدك هذا على رؤية ما تفعله بالضبط والذي قد لا تدركه ، وسيوفر لمحة أولية عن الفجوات التنظيمية والإنتاجية. يجب أن يتم هذا التمرين أيضًا مع وضع أهدافك الكبيرة في الاعتبار. من خلال سجل النشاط ، يمكنك معرفة الأنشطة التي قد تكون مضيعة للوقت وأي الأنشطة قد تعزز أهدافك بالفعل.
الخطوة الثانية. حدد أوقات إنتاجيتك
البعض منا من أهل الصباح ، والبعض منا يتضايق من فكرة الصباح. قد يكون لديك بالفعل فكرة عن الأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية في اليوم. سواء كنت تفضل المساء أو الصباح أو وقت الغداء أو قبل أو بعد ساعات الذروة في يوم العمل ، استفد من تلك الأوقات لزيادة إنتاجيتك.
الخطوة 3. رتب أولويات مهامك
نعلم جميعًا أن بعض المهام أكثر أهمية من غيرها ، لكننا لا نعطيها الأولوية دائمًا وفقًا لذلك. لذا قم بتطوير نظام ترتيب عن طريق وضع علامة على المهام المهمة أو تمييزها بنجمة ، على سبيل المثال ، وكن صريحًا ومرنًا. استخدم التذكيرات ، إما من خلال تقويم رقمي أو من خلال الملاحظات اللاصقة على جهاز الكمبيوتر أو المكتب. خصص المزيد من وقتك وطاقتك للعناصر ذات الأولوية القصوى في قائمتك. تشمل الأمثلة المهام الحساسة للوقت مثل الأشياء المستحقة بنهاية العمل أو غدًا. يمكنك أيضًا إعطاء الأولوية للرد على العملاء أو الرؤساء أو أي شخص آخر يدفع الفواتير. وإذا لم تكن متأكدًا من حساسية المهمة أو أهميتها ، فمن الجيد دائمًا أن تسأل.
الخطوة 4. استبعد المهام السريعة على الفور
لا تحتاج جميع المهام إلى تحديد أولوياتها وجدولتها لوقت الانتهاء في المستقبل. تستغرق بعض المهام وقتًا تقريبًا للتخطيط أو الجدول الزمني الذي تستغرقه لإنجازها. إذا كان هذا هو الحال ويمكنك تنفيذ هذه المهام على الفور ، فافعل ذلك بكل الوسائل! يساعد التعامل مع المهام السريعة على الفور أيضًا على منع التسويف.
الخطوة 5. إدارة الفوضى ومواد العمل
تنتقل مكاتبنا بسهولة من مواقع الفوضى إلى مواقع الأعاصير ، مما يعيق التنظيم بشكل واضح. يعمل بعض الأشخاص حتى على سياسة المكتب النظيف فقط. في حين أن هذا ليس ضروريًا تمامًا ، اتخذ خطوات لمسح مساحة عملك.
- تنظيم. ارمِ القمامة في القمامة وقم بلف المواد المطلوبة بشكل منهجي. تخلص من الفوضى كلما أمكن ذلك: أثناء فترات الهدوء في يوم العمل أو فترات الراحة أو بين المهام.
- نظف بعد نفسك على الفور. بهذه الطريقة يكون الأمر في قمة اهتماماتك. بالإضافة إلى ذلك ، تتجنب الإثارة الحتمية المتمثلة في أن تصبح الفوضى الحالية جزءًا من الفوضى المستقبلية.
- احتفظ بالإمدادات الضرورية في متناول اليد. ليس كل شيء من حولك فوضى بالطبع. توفر لك الأدوات اللازمة الوقت والاستفادة الجيدة من مساحتك الثمينة.
الخطوة 6. جدولة الأنشطة والمواعيد
يقوم بعض الأشخاص بجدولة الاجتماعات فقط ، ولكن ليس الأنشطة في قائمة المهام الخاصة بهم. يمكن أن تكون جدولة المهام الأكثر أهمية بالإضافة إلى المواعيد مفيدة. يمكنك أيضًا "تجميع" أيامك من خلال عقد اجتماعات فقط يومي الثلاثاء والخميس ، على سبيل المثال. احتفظ ببعض الثغرات في الجدول الزمني الخاص بك بالإضافة إلى الوقت الإبداعي لنفسك أو لاستيعاب ما هو غير متوقع.
- استخدم المنظم والتقويم. يمكن أن تكون هذه أدوات تنظيم بالقلم والورق ، أو يمكن أن تكون تقويمات قائمة على البرامج وتطبيقات مساعد شخصي ، مثل iCalendar أو Google Now.
- صنف أنشطتك. يمكن أن تمنحك أنشطة التصنيف أو الترميز اللوني تذكيرًا مرئيًا سريعًا بالأشياء المهمة. على سبيل المثال ، قد تتضمن الفئات المراسلات والمشاريع والأحداث والاجتماعات وطرح الأفكار وحتى فترات الراحة أو التمرين ووقت الصالة الرياضية.
- تبسيط التكنولوجيا الخاصة بك. يمكن للمنظمين عبر الإنترنت ومنصات البريد الإلكتروني مثل Outlook ، على سبيل المثال ، دمج قوائم المهام والتقويمات والعناوين. هذا لا يعزز كفاءتك فحسب ، بل يساعد على تبسيط تفكيرك.
- قم بتفويض المهام حيثما أمكن ذلك. في جنون يوم العمل ، من السهل أن تنسى أنك لست مضطرًا لفعل كل شيء بنفسك. قم بتفويض أحد المساعدين ، أو إذا كنت غارقة بشكل خاص ، اطلب من زميل أن يقوم بعمل قوي لك ويساعدك في مهمة معينة. يمكنك دائمًا سدادها لاحقًا عندما تتباطأ الأمور.
الطريقة 2 من 4: معالجة البريد الإلكتروني بشكل منهجي
الخطوة 1. تحقق من البريد الإلكتروني في المواعيد المحددة
لا يتعين علينا جميعًا أن نلتصق ببريدنا الوارد ، لأن العديد من الرسائل ليست في الواقع حساسة للوقت كما نعتقد. إذا كنت تعمل في وظيفة لا تتطلب متابعة فورية عبر البريد الإلكتروني ، فتحقق من بريدك الإلكتروني في المواعيد المجدولة فقط حوالي ثلاث إلى أربع مرات في اليوم.
الخطوة 2. ملف رسائل البريد الإلكتروني
استخدم مجلدات الملفات والعلامات لصالحك بدلاً من ترك الرسائل تتراكم في صندوق الوارد الخاص بك. المجلدات والمجلدات الفرعية في Outlook ، على سبيل المثال ، أو تصنيفات Gmail وصناديق البريد الوارد المتعددة يمكن أن تكون أحد الأصول. إذا كنت صحفيًا ، على سبيل المثال ، فقد يُطلق على مجلداتك اسم Current Stories و Future Stories و Old Stories والمقابلات والمصادر و Pitches & Ideas.
حذف وأرشفة. أرشفة المراسلات المهمة والقديمة وحذف الباقي. في المثال أعلاه ، "Old Stories" هو مجلد أرشيف الصحفي. بمجرد أن تبدأ في حذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة ، ستندهش من عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تستحق سلة المهملات أكثر من خزانة الملفات. يقسم بعض الأشخاص أيضًا بـ "inbox zero" ، مما يعني عدم وجود أي رسائل بريد إلكتروني غير مقروءة (أو عدم وجود رسائل بريد إلكتروني في بريدك الوارد ، أو النقطة). بالإضافة إلى استخدام المجلدات والتصنيفات ، يمكنك تحقيق الصفر في البريد الوارد باستخدام ميزة الأرشفة ، وحذف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أثناء فترة التوقف ، واستخدام تطبيقات إلغاء البريد الإلكتروني
الخطوة 3. توظيف أشكال أخرى من الاتصال عندما تكون أكثر كفاءة
في بعض الأحيان ، يمكن لمكالمة هاتفية سريعة القيام بعمل 10 رسائل بريد إلكتروني ذهابًا وإيابًا. إذا كان الأمر كذلك ، قم بإجراء المكالمة! إذا كنت تعلم أن تبادل البريد الإلكتروني يستحق مناقشة أو سيتضمن الكثير من الاتصالات المتبادلة ، فمن الأفضل أحيانًا إجراء مكالمة هاتفية. غالبًا ما تحصل على مزيد من التفاصيل عبر الهاتف ، بينما تتجنب أنت والطرف الآخر في المناقشة صياغة رسائل بريد إلكتروني طويلة وتستغرق وقتًا طويلاً. يمكنك حتى إرسال بريد إلكتروني إلى زميل وتقول ، "لدي الكثير من الأسئلة لك حول هذا الموضوع. ربما تكون المكالمة أسهل. هل يمكنني الاتصال بك في 5؟"
الخطوة 4. الحد من الانقطاعات
في حين أن فترات الراحة الاستراتيجية مفيدة ، فإن الانقطاعات أثناء أوقات عملك ليست كذلك. يمكن أن تؤدي المقاطعات إلى إبطائك ، وتفتيت إيقاع عملك ، وتجعلك تفقد قطار تفكيرك. لذا ، حاول استخدام الرسائل والبريد الصوتي بعيدًا عندما تعلم أنك ستكون مشغولاً للغاية. لا تستخدم هذه الأدوات فقط عندما لا تكون في المكتب فعليًا ؛ يمكن استخدامها عندما تكون غارقًا جدًا. لدى العديد من الأشخاص أيضًا "سياسة الباب المفتوح" ، لكن ليس عليك في الواقع إبقاء بابك مفتوحًا في جميع الأوقات. يمكنك حتى ترك ملاحظة ودية على الباب تقول ، "مكالمة جماعية قيد التقدم" أو "محتلة. أرجع لاحقًا أو أرسل بريدًا إلكترونيًا من فضلك ".
الخطوة 5. الاستفادة من السحابة
تستحق الحوسبة السحابية التفكير فيها لأنها يمكن أن تكون أرخص ، وقابلة للتطوير ، وأكثر كفاءة ، ويمكن تحديثها بسهولة أكبر. يعد المحتوى المتاح في السحابة مفيدًا بشكل خاص لأنه يمكنك الوصول إليه عبر أجهزتك: أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية وما إلى ذلك. يعمل التخزين السحابي أيضًا كشكل أساسي مفيد أو ثانوي للنسخ الاحتياطي الرقمي. تحقق مع مدير تكنولوجيا المعلومات أو موفر البرامج لديك لأنه قد يكون لديك بالفعل قدر معين من مساحة القرص الحرة المتاحة في السحابة أو المتاحة مقابل رسوم سنوية صغيرة.
الخطوة 6. استخدام الإشارات المرجعية على الإنترنت
تتمتع جميع المتصفحات الرئيسية بإمكانيات وضع إشارة مرجعية حيث يمكنك حفظ وتنظيم عناوين الويب المفضلة لديك أو التي تزورها بشكل متكرر للوصول السريع والسهل. استفد منها حتى لا تنسى المواقع المهمة للتحقق من الأخبار أو تحديثات الصناعة.
الطريقة الثالثة من 4: استخدام الوقت لصالحك
الخطوة 1. تجنب تعدد المهام
يبدو أن جميع الخبراء يتفقون على هذا. في حين أنه قد يبدو سريعًا أو يبدو رائعًا على التلفزيون ، فإن تعدد المهام ليس فعالًا ويمكن أن يضر بفعالية مؤسستك. بدلاً من ذلك ، خصص انتباهك الكامل لمهمة واحدة في كل مرة ، وقم بالتعامل معها ، وانتقل إلى العنصر التالي في قائمتك.
الخطوة الثانية. ضع جدولاً زمنياً أو جدولاً زمنياً لنفسك
لحسن الحظ ، لا تتطلب معظم الوظائف جدولة كل شيء في يومك حتى الدقيقة. ومع ذلك ، فإن الاحتفاظ بجدول زمني أساسي لأهم النقاط وأهم المهام والأحداث في يومك يمكن أن يساعدك في الحفاظ على مهمتك.
- ضع حدودًا زمنية لأنشطة معينة. لا تتطلب بعض المهام تعيين حدود زمنية ، ولكن يجب أن يكون لدى البعض الآخر معلمات زمنية لزيادة إنتاجيتك. فكر في المهام التي تستغرق وقتًا أطول من اللازم على مدار اليوم ، وامنحها حدودًا زمنية في المستقبل.
- ميزانية الوقت الإضافي للأنشطة الأخرى. بعض المهام ، كما تعلمت من التجربة ، عادة ما تستغرق وقتًا أطول من المتوقع ، ولكن هذا ليس بالضرورة أمرًا سيئًا. بالنسبة لهذه الأنواع من الأنشطة ، وللأحداث والاجتماعات المهمة بشكل خاص ، على سبيل المثال ، خصص وقتًا إضافيًا قبل الميزانية وبعدها.
الخطوة الثالثة. استخدم تطبيق مؤقت أو ساعة توقيت أو ساعة منبه
يمكن أن تكون هذه أدوات فعالة عند استخدامها بشكل ضئيل. يحب بعض الأشخاص ضبط منبهاتهم قبل 10 أو 15 أو 30 دقيقة من الموعد المحدد لمنحهم تحذيرًا مسبقًا أو وقتًا مؤقتًا قبل النشاط. يمكنك أيضًا ضبط تنبيهات التذكير.
الخطوة 4. تجنب تأجيل الأنشطة
اسأل نفسك عما إذا كان التأجيل ضروريًا للغاية أو إذا كان هذا الإلحاح مجرد مثال على التسويف. إذا شعرت بالأخير ، فلا تؤجل السلطة! ومع ذلك ، في الحالات التي يكون فيها تأجيل كل نشاط أو جزء منه أمرًا لا مفر منه ، تأكد من تدوين ملاحظة من حيث توقفت ، وإعادة الجدولة بخطط محددة. بدلاً من ذلك ، قد تضع خطة طوارئ. على سبيل المثال ، إذا كان عليك إلغاء اجتماع شخصي ، فربما يمكنك عقد مكالمة جماعية أو مؤتمر عبر الويب بدلاً من ذلك.
طريقة 4 من 4: البقاء بصحة جيدة جسديًا ونفسيًا
الخطوة 1. خذ فترات راحة
يعد التوقف العقلي أمرًا مهمًا لإنتاجيتنا وصحي للعقل. في بعض الأحيان ننشغل بعملنا لدرجة أننا لا نتوقف لأخذ فترات راحة نحن في أمس الحاجة إليها. يمنحنا أخذ فترات راحة الراحة اللازمة التي تعمل على تحسين إنتاجيتنا ، ولكنه يمنحنا أيضًا الفرصة للتراجع خطوة إلى الوراء والسؤال عما إذا كان ما كنا نفعله هو الاستخدام الأكثر كفاءة لوقتنا أم لا.
الخطوة 2. النوم بشكل أفضل
بدون نوم مناسب ، قد تشعر بالدوار أو التعب أو الخمول في اليوم التالي ، مما قد يضر بجدولك الزمني وكفاءتك في العمل. اهدف إلى الحصول على سبع إلى ثماني ساعات من النوم المستمر كل ليلة.
الخطوة الثالثة. لا تقارن نفسك بزملاء العمل
تختلف معظم وظائف زملائنا في العمل عن وظائفنا ، ولكل شخص طرق تنظيم مختلفة تناسبه. قد لا تكون الطريقة التي تكون منطقية وفعالة بالنسبة لزميل ما هي أفضل طريقة بالنسبة لك والعكس صحيح.
الخطوة 4. قبول أن المنظمة هي عملية مستمرة
لا تتوقع أن تكون مثاليًا. التنظيم مستمر ويتطلب اهتماما مستمرا. لن تكون منظمًا على النحو الأمثل كل يوم ، ولكن القليل من التنظيم يقطع شوطًا طويلاً في تعزيز كفاءتك.
