يمكن أن تصبح الملفات الشخصية غير منظمة بسهولة وبسرعة. كلما أصبحت ملفاتك غير منظمة ، كان من الصعب العثور عليها مرة أخرى في المستقبل. للمساعدة في تسهيل البحث عن ملفاتك الشخصية وحفظها ، ستحتاج إلى قضاء بعض الوقت وتنظيمها بشكل صحيح. سيكون النظام الدقيق الذي تستخدمه متروكًا لك. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق الأساسية لتنظيم الملفات الشخصية التي يمكنك استخدامها لمساعدتك في ترتيب ملفاتك.
خطوات
جزء 1 من 4: استخدام طرق التنظيم الأساسية
الخطوة 1. حافظ على البساطة
الهدف من إنشاء نظام حفظ الملفات هو تسهيل الأمور على نفسك. سترغب في تجنب جعل نظامك معقدًا أو مربكًا بشكل مفرط. سيساعدك الحفاظ على نظامك بسيطًا قدر الإمكان على تقديم أو استرداد أي مستندات قد تحتاج إلى العمل بها بسهولة.
- فقط ارفع بعيدا ما تحتاجه. يمكن أن يؤدي تخزين الكثير إلى جعل نظامك عديم القيمة ويصعب استخدامه.
- تجنب التعقيد غير الضروري في نظام الملفات الخاص بك.
- تخلص من الملفات التي كنت متأكدًا من أنك لم تعد بحاجة إليها.
الخطوة 2. استخدم المقدار الصحيح من العمق في نظامك
قد يكون من المغري إنشاء الكثير من الفئات والفئات الفرعية المختلفة لملفاتك لتلائمها. ومع ذلك ، من الجيد إنشاء فئات ذات مستوى واسع فقط واستخدام العدد الذي تريده تمامًا. يمكن أن يؤدي إنشاء العديد من الفئات إلى نظام حفظ غير فعال وغير فعال. تأكد من إنشاء المقدار الصحيح من العمق التنظيمي في نظامك للحفاظ على عمله بسلاسة.
- تجنب عمل فئات فرعية مفصلة بشكل مفرط لنظامك. على سبيل المثال ، ستكون عبارة "الإيصالات ، الطعام ، الخبز" مفصلة للغاية بحيث لا تكون مفيدة.
- مجرد وجود فئة للإيصالات الشهرية أو الأسبوعية قد يكون أكثر ملاءمة لنظام الملفات الخاص بك.
- إن وجود قسم للعملاء ثم ترتيبهم أبجديًا هو مثال على مستوى فعال من العمق.
الخطوة الثالثة. اجعل من السهل العثور على ملفاتك
سيستفيد نظام الملفات بشكل كبير من وجود إشارات مرئية واضحة تتيح لك معرفة مكان تخزين شيء ما بالضبط. سيساعدك جعل أقسام نظام الملفات واضحة في تحديد موقع عنصر أو ملف واحد بعيدًا بسرعة. ضع بعض هذه النصائح في الاعتبار عند إبراز ملفاتك:
- استخدم المجلدات الملونة للإشارة إلى فئات أو أقسام معينة.
- حاول الاحتفاظ بقائمة مفيدة للألوان والفئات التي خصصتها لهم.
- استخدم صانع الملصقات لتسمية ملفاتك بوضوح.
- تتبع قطع المجلدات الخاصة بك. حاول استخدام مجلد واحد مقصوص لكل فئة أو قسم.
الخطوة 4. فكر في أنواع حاويات الملفات التي ستحتاج إليها
قبل أن تتمكن من تنظيم ملفاتك ، ستحتاج إلى العثور على شيء لوضعها. سيعتمد نوع حاويات الملفات التي تستخدمها بالضبط على كمية الملفات التي يجب تخزينها ، ومدى أهميتها ، وأبعاد المستندات ، والتكرار الذي تحتاجه للوصول إليها. ألق نظرة على بعض هذه النصائح للحصول على فكرة عن حاويات الملفات التي قد تكون مناسبة لك:
- إذا كنت بحاجة إلى تخزين مستندات مهمة جدًا ، ففكر في شراء حاوية تخزين مقاومة للحريق.
- يمكن أن يشير العثور على ختم مختبر Underwriters على حاوية إلى أن الحاوية ستحمي ملفاتك لمدة ساعة تقريبًا في حريق بدرجة حرارة 1700 درجة فهرنهايت.
- بالنسبة للملفات العادية ، قد ترغب في شراء خزانة ملفات أساسية. بالنسبة للملفات الحساسة أو السرية ، فكر في شراء خزانة ملفات أو خزنة أكثر أمانًا.
- ستحتاج إلى التأكد من أن حاوية الملفات الخاصة بك بها مساحة كافية لاستيعاب جميع ملفاتك.
- إذا كان لديك أي مستندات ذات حجم غير عادي ، فتأكد من أنها ستكون مناسبة لحاوية التخزين الخاصة بك. على سبيل المثال ، قد تؤثر المستندات ذات الحجم القانوني على حجم المجلد المطلوب بالإضافة إلى أبعاد التخزين.
جزء 2 من 4: تنظيم مستنداتك
الخطوة 1. اجمع كل المستندات الخاصة بك
قبل أن تبدأ في تنظيم مستنداتك ، ستحتاج إلى التأكد من حصولك على جميع مستنداتك أمامك. لا تقلق بشأن كيفية تنظيم ملفاتك أو ترتيبها الآن. في الوقت الحالي ، اجمع كل المستندات التي تعتقد أنه يجب تخزينها واستعد لفرزها.
- خذ المستندات القديمة التي قمت بفرزها بالفعل. قد ترغب في إعادة ترتيبها لتلائم النظام الجديد الذي تقوم بإنشائه.
- تأكد من حصولك على جميع المستندات الحديثة الخاصة بك وجاهزة للفرز.
الخطوة 2. قم بفرز ملفاتك إلى عناصر نشطة وأرشفة
عندما تقوم بتنظيم ملفاتك ، قد يكون من المفيد تقسيمها إلى فئتين رئيسيتين: الملفات النشطة التي تحتاج إلى العمل بها وملفات الأرشفة التي تريد تخزينها بعيدًا. سيساعدك هذا في الوصول إلى الملفات التي تستخدمها كثيرًا وتخزين الملفات التي لن تحتاج إلى وصول فوري إليها بدقة.
- الملفات النشطة هي المستندات التي لا تزال بحاجة إلى معالجتها أو الرجوع إليها أو الوصول إليها كثيرًا.
- ملفات الأرشفة هي مستندات لن تحتاجها في المستقبل القريب ، ولكنك لا تزال بحاجة إلى حفظها.
الخطوة 3. قم بإنشاء وتسمية الفئات المناسبة لنظامك
بعد تجميع ملفاتك معًا في مكان واحد ، يمكنك إجراء جرد سريع لها. أثناء قيامك بمراجعة ملفاتك ، قم بتدوين الفئات العامة التي قد تناسبها. اكتب هذه الفئات لإنشاء النظام التنظيمي الأساسي الذي ستستخدمه لملفاتك. ألق نظرة على بعض هذه الفئات الشائعة للحصول على فكرة عن الفئات التي قد ترغب في استخدامها:
- السجلات القانونية بفئات فرعية مثل شهادات الميلاد أو شهادات الوفاة أو وثائق الزواج.
- المستندات المالية التي تغطي الملخصات المالية السابقة أو معلومات بطاقة الائتمان أو تقارير الائتمان أو الملخصات المالية السنوية.
- سجلات الملكية.
- المستندات الشخصية مثل الشهادات وسجلات التوظيف والسجلات الصحية وبوالص التأمين.
الخطوة 4. حفظ مستندات التخزين طويلة الأجل بعيدًا
ضع المستندات التي قمت بتسميتها كملفات أرشيفية في حاوية التخزين طويلة المدى الخاصة بك. لن يتم الوصول إلى هذه الملفات كثيرًا ، لذا تأكد من وضعها في فئاتها المناسبة في نظام الملفات لاستردادها لاحقًا. من المحتمل أن تشكل الملفات الأرشيفية غالبية مستنداتك المنظمة والمنظمة.
- يمكن تقسيم التخزين طويل المدى إلى فئتين أخريين: الملفات الدائمة والملفات "الميتة".
- قد تتضمن الملفات الدائمة مستندات تعليمية أو وثائق عمل أو أوراق مهمة أخرى قد لا تزال بحاجة إلى الوصول إليها.
- الملفات "الميتة" هي مستندات قد لا تحتاج إلى الوصول إليها مرة أخرى. قد تندرج سجلات الضرائب القديمة في هذه الفئة. تذكر ، مع ذلك ، أنه يجب الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية لمدة سبع سنوات.
الخطوة 5. ضع مستنداتك الحالية في قسم المستند النشط
المستندات التي ستستخدمها كثيرًا أو لا تزال بحاجة إلى المراجعة ، ستحتاج إلى وضعها في قسم المستندات النشطة. سيسمح لك هذا القسم في نظام الملفات لديك بالوصول بسرعة إلى المستندات غير الجاهزة تمامًا للأرشفة. فيما يلي فئات المستندات الأربعة الأكثر شيوعًا والتي قد تفكر في استخدامها:
- المستندات التي لا تزال بحاجة إلى اهتمامك.
- المستندات التي لا تزال بحاجة لقراءتها أو مراجعتها.
- الفواتير التي لا تزال بحاجة إلى دفعها.
- المستندات الجاهزة للانتقال إلى التخزين طويل الأجل.
جزء 3 من 4: تنظيم الملفات الإلكترونية
الخطوة 1. ابدأ بالفئات العامة ثم كن أكثر تحديدًا
تمامًا كما هو الحال مع ملفاتك الفعلية ، سترغب في البدء بأوسع الفئات التي تناسب ملفاتك. على سبيل المثال ، إذا كنت متعاقدًا مستقلاً ، فقد ترغب في تنظيم ملفاتك حسب صاحب العمل. أي ، قم بإنشاء مجلد واحد لكل منهم. بعد ذلك ، يجب تقسيم ملفاتك داخل كل فئة واسعة إلى فئات أصغر. هذا يعني أنه يمكن تقسيم مجلدات صاحب العمل إلى مجلدات مختلفة تحتوي على معلومات حول كل مشروع مع صاحب العمل هذا.
- ضع في اعتبارك البقاء متسقًا داخل كل فئة عامة. سيؤدي ذلك إلى تسهيل العثور على ملفاتك. على سبيل المثال ، يمكن أن يحتوي المجلد الفرعي لكل مشروع على ملفات مثل "مستندات المشروع" و "الفوترة" و "الاتصالات".
- يمكنك أيضًا تنظيم المجلدات على نطاق واسع حسب السنة إذا كان ذلك يبدو أسهل أو أكثر صلة بملفاتك.
الخطوة الثانية. قم بمسح أو تنزيل الملفات التي ليس لديك بالفعل إلكترونيًا
قد يكون من المفيد حفظ جميع ملفاتك إلكترونيًا في مكان واحد. على الرغم من الوقت المطلوب ، يجب أن تحاول مسح أكبر عدد ممكن من مستنداتك المادية ضوئيًا حتى يمكن حفظها إلكترونيًا ونسخها احتياطيًا. بالإضافة إلى ذلك ، تأكد من تنزيل أي ملفات محفوظة عبر الإنترنت في أماكن أخرى ، فقط في حالة عدم إمكانية الوصول إلى موقع الاستضافة عندما تحتاج إلى الملفات مرة أخرى. قم بتنظيم هذه الملفات كما تفعل مع أي ملفات أخرى.
الخطوة 3. أعط ملفاتك أسماء محددة
يجب أن تكون أسماء الملفات سهلة الفهم وفريدة من نوعها. بمعنى ، يجب أن تكون قادرًا على إلقاء نظرة على أسماء الملفات الخاصة بك ومعرفة ما تحتويه على الفور. حاول تضمين تاريخ ، ودليل للمجلدات التي ستحتوي على الملف ، وواصف فردي. على سبيل المثال ، قد يُطلق على ملف الفواتير الذي تم إنشاؤه في يونيو 2016 لعميلك X Corp اسم "0616_XCorp_Invoice_2." سيسمح لك هذا بمعرفة ما يحتويه الملف بالضبط دون قضاء بعض الوقت في فتحه.
مهما كان النظام الذي تستخدمه لتسمية ملفاتك ، فقط تأكد من القيام بذلك باستمرار. بمجرد اختيار النظام ، التزم به ؛ سيكون من الصعب العودة وإعادة تسمية جميع ملفاتك لاحقًا
الخطوة 4. انسخ ملفاتك احتياطيًا بانتظام
يتمثل الخطر الأساسي لحفظ الملفات الإلكترونية في أن معلوماتك معرضة للضياع من خلال تعطل الكمبيوتر. كن مستعدًا لذلك عن طريق نسخ ملفاتك احتياطيًا بانتظام إلى خدمة نسخ احتياطي عبر الإنترنت أو أقراص مضغوطة أو محرك أقراص ثابت خارجي. تأكد من تسمية أجهزة التخزين هذه بوضوح كما وصفت ملفاتك. إذا كان لديك محرك أقراص خارجي أو أقراص مضغوطة ، ففكر في الاحتفاظ بها في مكان آمن بعيدًا عن مكان إقامتك الأساسي لتجنب الخسارة الكاملة من حريق أو كارثة طبيعية.
جزء 4 من 4: الحفاظ على نظام الملفات الخاص بك
الخطوة 1. مواكبة النظام الخاص بك
بعد إنشاء نظام الملء الخاص بك ، سترغب في الاستمرار في استخدامه على النحو الذي تريده. يمكن للتخلف كثيرًا ، وتجاهل العناصر التي تحتاج إلى حفظها أو حفظ العناصر بشكل غير صحيح ، أن يبطل العمل الشاق الذي قمت به. تأكد من مواكبة نظام الملفات لديك للحفاظ على عمله من أجلك.
- يمكن أن يساعد البحث في بعض الأحيان عن الملفات الموجودة في غير مكانها في الحفاظ على النظام الخاص بك بالترتيب.
- لا تهمل حفظ مستنداتك النشطة بعيدًا في تخزين المستندات الأرشيفية.
الخطوة 2. إزالة الملفات القديمة
بعض الملفات ضرورية للتخزين بعيدًا لفترة طويلة من الزمن. ومع ذلك ، سيكون نظام الملفات لديك محدود الحجم وسيتطلب منك بانتظام إزالة الملفات التي لم تعد هناك حاجة إليها. ستساعد إزالة الأعشاب الضارة المنتظمة في نظام الملفات في الحفاظ على هذا النظام منظمًا ويعمل بشكل صحيح.
- يجب تخزين العديد من المستندات المالية القديمة لسنوات.
- قد يلزم تخزين الميزانيات القديمة أو البيانات المالية أو السياسات السنوية لمدة عام واحد فقط.
- ستؤدي إزالة الملفات القديمة إلى توفير مساحة للمستندات الواردة.
- سيؤدي التخلص من الملفات غير الضرورية إلى تسهيل العثور على المستندات التي تحتاجها.
- الشيء نفسه ينطبق على الملفات الإلكترونية. احذف أي مستندات مكررة أو قديمة أو غير ضرورية من المشاريع السابقة.
الخطوة 3. أرشفة الملفات الإلكترونية القديمة
يمكن أرشفة الملفات القديمة التي لا تزال ذات صلة أو يمكن الرجوع إليها في يوم من الأيام. هذا يعني تخزينها بعيدًا عن نظام الملفات القياسي لديك مع إبقائها منظمة ويمكن الوصول إليها. ضع في اعتبارك إعداد فئة واسعة إضافية للملفات المؤرشفة. انقل الملفات غير المستخدمة إلى هذا المجلد مع تنسيق المجلد الفرعي الخاص بها كما هو. إذا كنت تريد الاحتفاظ بالملفات المؤرشفة بعيدًا عن طريقك على شاشة الملفات ، فحاول وضع حرف "z" أمام اسم الملف بحيث ينتقل إلى أسفل ترتيب الملفات الأبجدي. على سبيل المثال ، يمكنك تسميته "z_archive" أو شيء مشابه.
الخطوة 4. تبسيط نظام الملفات الخاص بك
يمكن أن يكون ترتيب ملفاتك والاحتفاظ بها على هذا النحو مفيدًا عندما يتعلق الأمر بالتنظيم الشخصي الخاص بك. ومع ذلك ، سيكون هناك دائمًا مجال للتحسين في نظام الملفات. بينما تستمر في العمل مع نظام الملفات الخاص بك ، ترقب أي تحسينات يمكنك إجراؤها للمساعدة في جعله أكثر فعالية.
- قد ترغب في التخلص من الفئات التي لا يبدو أنك تستخدمها.
- قد تحتاج الفئات التي يبدو أنها مستخدمة بشكل مفرط إلى تقسيمها إلى فئات أصغر.
