بموجب قانون السلامة والصحة المهنية (OSHA) ، يحق لموظفيك تسليمك لأي عدد من انتهاكات السلامة المتعلقة بالعمل ، بما في ذلك استخدام المواد الخطرة أو الحماية من الحرائق أو التعرض للضوضاء. ستساعد معرفة كيفية الرد على شكوى OSHA ، ووجود مجموعة من الإجراءات الحالية ، شركتك على البقاء في العمل وتلبية جميع الاحتياجات التنظيمية التي تتناولها الشكوى.
خطوات
جزء 1 من 4: الرد على المكالمة الهاتفية الأولية
الخطوة 1. لا داعي للذعر
من المحتمل أن يكون تلقي شكوى من OSHA بمثابة صدمة لك ، ولكن لا داعي للذعر! كل ما عليك فعله هو التزام الهدوء والاحترام والاستماع بعناية واتباع التعليمات وإجراء أي تغييرات ضرورية وإرسال رسالة رد تعرض هذا. في الواقع ، يجب حل شكواك OSHA في غضون أيام.
الخطوة 2. الاستماع بعناية
عندما تتلقى المكالمة الهاتفية الأولية لإخطارك بشكوى إدارة السلامة والصحة المهنية ، استمع جيدًا إلى الممثل على الهاتف. تجنب طرح أي أسئلة! ببساطة كن محترفًا قدر الإمكان وقم بتدوين جميع المعلومات.
الخطوة 3. الامتناع عن الاعتراف أو شرح أي شيء
أثناء اتصالك بالهاتف مع الممثل ، امتنع عن الاعتراف بأي شيء أو إنكاره أو شرحه بأي طريقة أخرى. الآن ليس الوقت المناسب لذلك. ما عليك سوى الاستماع والحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات. أثناء هذه المكالمة الهاتفية ، امسك لسانك.
قد تقول شيئًا مثل ، "لا يمكنني تأكيد هذه المزاعم أو نفيها" ، أو ببساطة ، "ليس من سياسة شركتنا الرد على الفور."
الخطوة 4. عبر عن قلق حقيقي
بعد أن تسمع ما سيقوله الممثل ، توقف لحظة للتعبير عن بعض القلق الحقيقي والمهني. وضح أنك تأخذ هذه الشكوى على محمل الجد.
يمكنك التعبير عن قلقك بشكل مباشر للغاية بالقول "إنني آخذ هذه الشكوى على محمل الجد. سلامة موظفيي ومكان العمل مهم جدًا بالنسبة لي."
الخطوة 5. أعلن عن نيتك في الامتثال
اشرح أنك تنوي مراجعة الادعاءات بعناية عندما تتلقى خطاب شكوى رسمي ، والامتثال للتوجيهات الواردة في ذلك. أوضح أنك ستفعل كل ما يجب القيام به لحل هذه الشكوى وتصحيح الموقف.
قد تقول ، "لدي كل النية للنظر في هذا الأمر وتصحيح أي مشاكل في أسرع وقت ممكن."
الخطوة 6. اشكر ممثل OSHA
في نهاية مكالمتك الهاتفية ، تأكد من شكر الممثل على وقته. هذا يساعد على إغلاق الاتصال بملاحظة إيجابية ومهنية.
جزء 2 من 4: الرد على رسالة الشكوى
الخطوة 1. راجع معايير OSHA المذكورة في الرسالة
بعد وقت قصير من مكالمتك الهاتفية ، من المفترض أن تتلقى مراسلات بالفاكس من OSHA. هذه هي رسالة شكواك الرسمية. راجع هذه الرسالة بعناية شديدة ، وحدد طبيعة الشكوى.
الخطوة 2. انشر نسخة من خطاب الشكوى الخاص بك
وفقًا لتعليمات إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA) ، يجب عليك نشر نسخة من خطاب الشكوى الخاص بك على لوحة إعلانات الشركة ، حيث يمكن لجميع الموظفين رؤيتها.
- يجب أن يظل الاقتباس منشورًا لمدة ثلاثة أيام عمل (لا يشمل عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات) أو حتى يتم تصحيح المشكلة.
- يجب أن يتم ذلك حتى لو اعترضت على الاقتباس.
الخطوة الثالثة. قم بتوقيع "شهادة النشر" وإرسالها بالفاكس
"بعد أن ترسل نسخة من هذا الخطاب حيث يمكن لموظفيك رؤيتها ، قم بتوقيع" شهادة النشر "المضمنة وأعدها بالفاكس إلى الرقم المقدم. احتفظ بإيصال الفاكس كدليل.
الخطوة 4. التحقيق في الادعاءات
انظر إلى كل عنصر من عناصر شكوى OSHA بدقة قدر الإمكان. حتى إذا كنت منزعجًا من الشكوى ، أو لا تضع الكثير من الأهمية في شرعيتها ، فابحث عن أي مجالات تحتاج إلى معالجتها أو تحسينها.
الخطوة 5. ضع خطة التصحيح الخاصة بك قيد التنفيذ
بمجرد أن تقوم بالتحقيق في جميع المشكلات المحتملة ، ضع خطة لتصحيحها ، واضبط خطتك على الفور. سجل أي تغييرات مهمة عن طريق الصور أو الإيصالات أو الوثائق الأخرى.
جزء 3 من 4: صياغة خطاب الرد الخاص بك
الخطوة 1. التصرف بسرعة
يجب عليك صياغة خطاب الرد الخاص بك في مدة لا تزيد عن ثلاثة أيام بعد استلام خطاب الشكوى الخاص بك. بمجرد تلقي الشكوى ، لديك خمسة أيام فقط لمعالجة الموقف بشكل كامل وتقديم الرد ، لذلك لا تضيع أي وقت.
الخطوة 2. استخدم تنسيقًا واضحًا
انظر بعناية إلى طريقة تنسيق خطاب شكواك ، ولاحظ الصياغة المستخدمة ، وانتبه إلى اللهجة. ستحتاج إلى مطابقة كل من تنسيق ونبرة الرسالة التي تلقيتها.
- قم بتوجيه رسالتك التي تعكس المعلومات الواردة في خطاب الشكوى الذي تلقيته (بما في ذلك اسم الممثل الذي وقع خطاب الشكوى الخاص بك).
- قم بتضمين رقم شكواك الرسمي في سطر الموضوع.
- طابق تحية رسالتك بتلك المستخدمة في خطاب الشكوى.
- اذكر نواياك بالرسالة (على سبيل المثال ، لمعالجة الادعاءات وتقديم نتائجك) في مقدمتك.
الخطوة 3. اقتصر على الحقائق
في الجزء المتبقي من رسالتك ، اذكر الحقائق ببساطة ووضوح قدر المستطاع. ليس هذا هو المكان المناسب للتحدث بشكل سيء عن موظف أو محاولة إنكار الادعاءات أو محاولة إلقاء اللوم على الآخرين. سيتم حل شكواك بأسرع ما يمكن إذا قمت ببساطة بمعالجة التهم وشرح ما قمت به لتصحيح الوضع.
على سبيل المثال ، قد تقول ، "في 5 تشرين الثاني (نوفمبر) ، تلقيت رقم شكوى OSHA رقم 2845. وعلى مدار اليومين التاليين ، حققنا في الاقتباسات من 1 إلى 3 واتخذنا إجراءات تصحيحية. وفي 7 تشرين الثاني (نوفمبر) ، صححنا الاقتباس 1 (الاستخدام غير السليم من غطاء الدخان) عن طريق استبدال المعدات (انظر الإيصال والصورة المرفقين)."
الخطوة 4. تقديم الوثائق
أرسل رسالتك مع أي أوراق تكميلية من شأنها أن تساعدك في إغلاق ملفك. قد يشمل ذلك أوامر الشراء أو الإيصالات أو نتائج المراقبة أو معلومات الاتصال بالمورد / المقاول أو الصور الفوتوغرافية أو أي مستند آخر يتحقق من التغييرات التي أجريتها.
الخطوة 5. إرسال الرسالة
قم بالترتيب لإرسال الخطاب عن طريق البريد المعتمد (مع طلب توقيع إيصال) ، أو عن طريق البريد الخاص. لا تنسى الموعد النهائي المحدد بخمسة أيام!
الخطوة 6. الاتصال والمتابعة
إذا لم تسمع أي شيء عن شكواك بحلول نهاية ثلاثة أيام عمل بعد تاريخ الاستلام المتوقع ، فاتصل ومتابعة. اجعل رقم حالتك جاهزًا ، واطلب تقرير الحالة.
الخطوة 7. استعد للفحص
من الممكن أن يحضر مفتش OSHA إلى منشأتك دون سابق إنذار. كن لطيفًا ومهنيًا ومهذبًا ، وأجب فقط عن الأسئلة المحددة التي يطرحها المفتش.
الخطوة 8. ادفع أي غرامات
اعتمادًا على طبيعة الشكوى وخطورتها ، قد يُطلب منك أيضًا دفع غرامة. يجب دفع هذه العقوبة في غضون 15 يوم عمل من استلام الاقتباس عن طريق إرسال شيك مباشرة إلى إدارة السلامة والصحة المهنية (OSHA). حتى يتم استلام دفعتك ، لن يتم حل حالتك.
جزء 4 من 4: الطعن في شكوى OSHA
الخطوة 1. اطلب عقد مؤتمر غير رسمي
إذا كنت تفكر في الاعتراض على شكواك ، فنحن نشجعك بشدة على الاتصال وطلب عقد مؤتمر غير رسمي مع ممثل OSHA المحلي. خلال هذا المؤتمر ، ستتمكن من تكوين فكرة أفضل عن طبيعة الانتهاك الخاص بك ، ومناقشة طرق التصحيح ، ومناقشة خيارات التسوية ، وربما حتى حل الاستشهادات المتنازع عليها والعقوبات.
يمكن القيام بذلك أيضًا إذا كانت نيتك هي الامتثال الكامل ، أو إذا لم تكن متأكدًا من المسار الذي يجب أن تتخذه
الخطوة 2. قم بصياغة وتقديم "إشعار نية المسابقة"
إذا كنت قد خلصت إلى أن أي عنصر من عناصر الشكوى لا أساس له من الصحة ، أو إذا كنت لا توافق على الرسوم المحددة أو تاريخ التخفيف ، فيجب عليك إرسال إشعار رسمي بالنية للمسابقة في غضون 15 يوم عمل من استلام الاقتباس الخاص بك. يجب أن توضح رسالتك بالضبط ما يتم الطعن فيه - الاقتباس ، أو جزء من الاقتباس ، أو مبلغ الرسوم ، أو تاريخ التخفيف - بأكبر قدر ممكن من الوضوح. ثم أرسل هذا الإشعار عن طريق البريد المعتمد.
على سبيل المثال ، قد تقول ، "أرغب في الاعتراض على الاقتباس والعقوبة المقترحة للبندين 2 و 3 من الاقتباس الصادر في 5 تشرين الثاني (نوفمبر) 2015."
الخطوة 3. انتظر حتى تحدد OSHRC موعدًا لجلسة استماع
بمجرد استلام إشعار نية المسابقة الخاص بك ، ستكون قضيتك قيد التقاضي رسميًا. سيتم تعليق تواريخ التخفيض والرسوم الخاصة بك حتى يتم التوصل إلى قرار ، ويتم إحالة قضيتك إلى OSHRC. OSHRC هي وكالة مستقلة منفصلة عن وزارة العمل. ستحدد OSHRC جلسة استماع لقضيتك.
الخطوة 4. حضور جلسة الاستماع
بمجرد تحديد موعد جلسة الاستماع الخاصة بك ، سوف ترغب في البدء في التحضير لجلسة الاستماع الخاصة بك ، والتأكد من أنه يمكنك الحضور. قد ترغب في الحصول على المجلس القانوني الذي سيساعدك في عرض قضيتك. كل من أصحاب العمل والموظفين مؤهلين للمشاركة في جلسة الاستماع هذه.
الخطوة 5. اختر قبول القرار أو استئنافه
في جلسة الاستماع هذه ، سيتم التوصل إلى قرار ، إما بتأييد الاقتباس الأولي والرسوم ، أو تعديلها لمراعاة اعتراضك المحدد ، أو رفضها. لدى أي من الطرفين بعد ذلك الفرصة لقبول القرار أو تقديم استئناف لمزيد من التحقيق من قبل OSHRC. إذا لم يتم حل القضية بعد ، فستنتقل بعد ذلك إلى محكمة الدائرة الفيدرالية.
نصائح
- احترم حقوق موظفيك في تقديم شكوى OSHA. تحظر المادة 11 (ج) من قانون السلامة والصحة المهنية على أي شركة التخلي عن موظف أو الانتقام منه بسبب الإبلاغ عن المخالفات أو تقديم شكوى من إدارة السلامة والصحة المهنية.
- لا تطرح أسئلة أو تختلق الأعذار عند التعامل مع OSHA. بدلاً من ذلك ، كن واضحًا ومختصرًا في تواصلك معهم ، وتعامل فقط مع الشكوى المطروحة.
- إذا ظهر محقق OSHA في عملك ، فلا يلزمك السماح له بالدخول حتى يكون جميع موظفي الإدارة في الموقع. أبلغ جميع موظفي الاستقبال وحراس الأمن بهذه الحقيقة.
- إذا لم يتم حل هذه المشكلة بسرعة ، فقد تحتاج إلى الحصول على مستشار قانوني.
