إذا كنت تتفاعل مع العملاء في مجال عملك ، فمن الضروري أن تجعلهم يشعرون أنك تهتم بمخاوفهم. غالبًا ما يكون إظهار التعاطف - أي وضع نفسك في مكان الشخص الآخر - مهمًا لإرضاء العميل مثل الحل الفعلي الذي يمكنك توفيره لمشكلته. من خلال قراءة إشاراتهم ، واستخدام اللغة المخصصة ، وتحمل المسؤولية عن المشكلة ، يمكنك أن تصبح أكثر تعاطفاً في تفاعلاتك مع العملاء.
خطوات
جزء 1 من 4: الاستماع بانتباه من البداية
الخطوة 1. ابتسم بصدق في بداية التفاعل وطوال فترة التفاعل
الابتسامة الصادقة والودودة تظهر التعاطف ويمكن أن تساعد حتى في نزع سلاح العميل الغاضب. ومع ذلك ، يمكن أن يكون للابتسامة المزيفة والقسرية تأثير معاكس. لذلك ، إذا لم تكن في مزاج مبتسم بشكل طبيعي ، تدرب على تخيل الأشياء السعيدة قبل التفاعل مع العميل.
تعمل الابتسامة حتى لو لم تكن وجهاً لوجه مع العميل. تتغير نبرة صوتك وانعكاسه عندما تبتسم ، وقد يلاحظ العميل هذا الاختلاف عبر الهاتف
الخطوة 2. استمع عن كثب إلى الإشارات في ما يقولونه وكيف يقولون ذلك
إذا بدأ العميل في طرح شكواه على الفور ، فمن الآمن افتراض أنه غاضب وأنه سيتعين عليك إظهار تأثير مهدئ. ومع ذلك ، حتى لو صرحوا بهدوء أنهم يواجهون مشكلة ، فلا تفترض أنهم ليسوا متفاقمين أو مرتبكين ويسعون للحصول على تعاطفك. منذ بداية المحادثة ، انتبه جيدًا لما يقولونه وكيف يقولون ذلك.
- على سبيل المثال ، إذا كانوا يستخدمون الكثير من لغة "أنا" - مثل "حاولت فعل هذا وذاك ، ولكن …" أو "أنا ببساطة غير راضٍ عن …" - فربما يبحثون عنك للتحقق من حقيقة المشكلة وتعاستهم بسببها.
- ومع ذلك ، إذا كانوا يستخدمون لغة "أنت" بشكل أكبر مثل "لم يعمل منتجك بشكل صحيح أبدًا" أو "أشعر أنك لا تهتم …" - فقد يريدون منك تولي مسؤولية المشكلة من خلال كونك كليهما اعتذاري والتركيز على الحل.
الخطوة الثالثة: أومئ برأسك أو أعط أدلة أخرى على أنك تستمع عن كثب
إذا كنت وجهاً لوجه مع العميل ، فاحرص على الاتصال بالعين بانتظام وأومئ برأسك من حين لآخر أثناء التحدث. هذه إشارات أنك تركز على ما يقولونه.
- أومئ برأسهم عندما يؤكدون على مشكلتهم أو إحباطهم أو ارتباكهم: "يزعجني حقًا أن دليل التعليمات غير مفيد للغاية."
- إذا كنت تستخدم الهاتف ، فقدم إيماءة لفظية منخفضة "mm-hmm" أو إيماءة لفظية مشابهة تشير إلى أنك تستمع دون مقاطعتهم.
الخطوة 4. قاوم الرغبة في مقاطعتهم
حتى إذا شعرت أنه يمكنك القفز إلى مشكلتهم ومعالجتها على الفور ، فمن الأفضل السماح لهم بشرح موقفهم بشكل كامل. بخلاف ذلك ، يبدو أنك لا تهتم حقًا بما سيقولونه أو أنك في عجلة من أمرهم للتخلص منهم.
انتظر حتى ينتهي بوضوح من التحدث للرد ، أو حتى يسألك سؤالاً يتطلب إجابة. المزيد من الأسئلة البلاغية - على سبيل المثال ، "هل تعرف ما أعنيه؟" بينما هم في منتصف شرحهم - يجب أن يحصلوا على إيماءة أو مجرد "مم-همم"
الخطوة 5. راقب لغة جسدهم ، إن أمكن
على سبيل المثال ، إذا اقترب منك أحد العملاء وذراعيه متقاطعتين وحواجبه على شكل حرف V ، فهناك فرصة جيدة في أن يتفاقم الأمر تمامًا. إذا استمروا في النظر إلى الأسفل ولديهم ابتسامة قسرية ، من ناحية أخرى ، فقد يشعرون بالحرج من حاجتك إلى مساعدتك. ادرس إشارات لغة الجسد حتى تتمكن من توقع تفاعلات العملاء قبل أن تبدأ.
- تذكر أن لغة الجسد ليست مضمونة ، لذا كن على استعداد لتغيير افتراضاتك (ونهجك الوجداني) بناءً على أدلة أخرى.
- بينما لا يمكنك قراءة لغة الجسد عبر الهاتف ، يمكنك البحث عن إشارات عاطفية أخرى - إذا سمعت ، على سبيل المثال ، أطفالًا صغارًا يقومون بضجة في الخلفية ، فيمكنك افتراض أن الوالد الذي تتعامل معه يشعر بالضيق والإحباط.
جزء 2 من 4: التحقق من صحة مخاوفهم
الخطوة 1. استخدم الصياغة "أنا" و "أنت" عند التحدث إليهم
يعرّف هذا النوع من لغة التخصيص التفاعل على أنه تفاعل بين شخصين ، وليس بين عميل عام وممثل قابل للتبادل للشركة.
- الفرق المكون من كلمة واحدة بين "كيف يمكننا مساعدتك اليوم؟" و "كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟" أنه مهم. في الحالة الأولى ، تقوم بإلغاء الطابع الشخصي للتفاعل ، مما يجعله بين شخص وشركة. في الحالة الثانية ، تتقدم للأمام كفرد.
- يساعد استخدام "أنا" و "أنت" أيضًا في الحفاظ على المحادثة نشطة وحاضرة. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "إليك بعض الحلول الممكنة" ، قل "يمكنني مساعدتك بعدة طرق مختلفة".
الخطوة 2. حافظ على لغتك عادية ولكن محترمة
التحدث بشكل رسمي للغاية - على سبيل المثال ، "يؤسفني أن تجربتك كانت دون المستوى المطلوب" بدلاً من "أنا آسف لأنك مررت بتجربة سيئة" - يمكن أن يجعلك تبدو آليًا وغير متصل. بدلاً من ذلك ، استخدم عبارات شائعة ("شكرًا" بدلاً من "شكرًا لك") ، والاختصارات ("لا" بدلاً من "لا") ، وغير ذلك من الأمور غير الرسمية.
- ومع ذلك ، فإن التحدث بشكل عرضي للغاية قد يبدو أنه غير محترم. على سبيل المثال ، من الأفضل عادةً الابتعاد عن "مرحبًا يا رجل" بدلاً من "مرحبًا يا سيدي".
- من المفيد أيضًا التخلص من الاستخدام المفرط للألفاظ مثل "أعجبني" و "أه".
الخطوة 3. ابدأ إجابتك ببيان إيجابي
أوضح أنك لست منزعجًا أو محبطًا من خلال التعامل معهم. يعد توجيه الشكر إليهم عادةً أفضل طريقة للبدء بشكل إيجابي ، قبل الانتقال إلى الاعتذار السريع عن إزعاجهم ، ثم الغوص في حل المشكلة.
على سبيل المثال: "شكرًا جزيلاً لك على لفت انتباهي إلى هذا" أو "أولاً ، دعني أقول شكراً لمشاركة مخاوفك معي." لاحظ أنه يجب أن تقول "أنا" أو "أنا" ، وليس "نحن" أو "خاصتنا" ، من أجل تخصيص الأشياء
الخطوة 4. اعتذر عن أي إزعاج ، بغض النظر عن طبيعة شكواهم
لا يهم ما إذا كانت المشكلة هي خطأهم (عدم قراءة التعليمات ، تفويت موعد نهائي ، وما إلى ذلك). لا يهم أيضًا إذا لم يكن لديك أي شيء على الإطلاق لتفعله مع مشكلتهم. قدم اعتذارًا شخصيًا لهم في وقت مبكر من المحادثة.
- جرب شيئًا مثل: "أعتذر لك عن الوقت والمشكلة التي كلفتك هذه المشكلة. من فضلك قل لي المزيد حتى أتمكن من المساعدة ".
- أو جرب: "أنا آسف جدًا لأنك غير راضٍ عن المنتج. آمل أن أتمكن من تغيير ذلك اليوم ".
الخطوة 5. طمئنهم أنك ستشعر بنفس الشعور إذا كنت في مكانهم
هذا هو جوهر التعاطف - تخيل نفسك في موقفهم ، مع منتج لا يعمل كما توقعت أو خدمة تبدو دون المستوى بالنسبة لك. حتى لو كان الحل بسيطًا ، أو كانت المشكلة في الأساس من صنعهم ، تحقق من صحة مشاعرهم بوضع نفسك في جانبهم من المعادلة.
- على سبيل المثال ، قل: "لو كنت في وضعك ، لكنت أشعر بنفس الشعور."
- اعتمادًا على الظروف ، من الجيد أيضًا أن تقول إنك تفهم سبب وقوعهم كما يفعلون دون أن تقول في الواقع إنك تشعر بنفس الطريقة: "يمكنني معرفة سبب شعورك بهذه الطريقة" أو "يمكنني أن أقدر شعورك."
الخطوة 6. قم بتلخيص ما أخبروك به لتوضيح أنك تستمع
بعد أن يصفوا لك مشكلتهم أو قلقهم ، توقف لحظة لتلخيصها بكلماتك الخاصة ، ثم اسأل عما إذا كنت قد فهمتها بشكل صحيح. هذا يثبت أنك كنت منتبهًا ، كما أنه يمنحهم فرصة لتوضيح ما قالوه أو إضافة معلومات مفيدة.
- قل شيئًا على غرار: "إذن ما تخبرني به هو …" أو "فقط للتأكد من صحة هذا ، فأنت تقول …"
- بعد ذلك ، اسألهم عما إذا كانوا بحاجة إلى توضيح أي شيء: "هل هذا صحيح؟" أو "هل وصفت مشكلتك بشكل صحيح؟"
جزء 3 من 4: تولي مسؤولية حل المشكلة
الخطوة 1. لا تمر المسؤولية
هناك أشياء قليلة تؤدي إلى تفاقم حالة العملاء أكثر من سماع عبارات مثل "عذرًا ، هذا ليس قسمي" أو "ستحتاج إلى الاتصال …" أنت جهة الاتصال بهم ، وعليك أن تتحمل مسؤولية معالجة مشكلتهم. إذا كنت بحاجة إلى توجيههم إلى قسم آخر أو سؤال المشرف ، فقم بتوجيههم خلال العملية بدلاً من تركهم معلقين.
يمكنك ، على سبيل المثال ، مساعدتهم بأي طريقة ممكنة بينما تجعلهم على اتصال بالشخص المناسب: "أحتاج إلى إحضار مشرفتي للتعامل مع مشكلتك الرئيسية. بينما ننتظرهم ، دعنا نرى ما يمكنني فعله للمساعدة في مخاوفك الأخرى"
الخطوة 2. أخبرهم بما تفعله الآن لمساعدتهم
حتى لو لم تتمكن من تصحيح مشكلتهم على الفور ، أوضح أنك لن تؤجل البدء. استخدم الأفعال النشطة في المضارع لتخبرهم أنك في الحالة.
- على سبيل المثال: "أنا أبحث عن سجلاتك الآن وسأرى ما إذا كان بإمكاننا معالجة هذا الأمر أثناء حديثنا."
- إذا كان الأمر سيستغرق وقتًا لمساعدتهم ، فجرّب شيئًا مثل: "أنا أرسل رسالة إلى قسم الضمان بينما نتحدث ، وسأتصل بك بمجرد عودتهم إليّ."
الخطوة 3. امنحهم إطارًا زمنيًا محددًا ولكن معقولًا
لا تعد بنتائج فورية إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، ولا تقل فقط "سيستغرق ذلك بعض الوقت" دون تقديم تقدير زمني واضح. إذا استغرق الأمر 5 دقائق لحل مشكلتهم ، فأخبرهم بذلك. إذا كان الأمر سيستغرق ساعتين أو 3-4 أيام ، فأخبرهم بذلك.
- إذا كنت لا تعرف ببساطة كم من الوقت سيستغرق الأمر ، فكن صريحًا معهم مع طمأنتهم أيضًا أنك لن تنساهم: "أنا آسف لأنني لا أستطيع أن أخبرك بالضبط كم سيستغرق ذلك من الوقت ، ولكن اتصل بي مرة أخرى على هذا الرقم خلال 3 أيام إذا لم تكن قد سمعت مني من قبل ".
- كلما كان ذلك ممكنًا ، قدم لهم طرقًا للحصول على تحديثات التقدم ، من الناحية المثالية منك شخصيًا.
الخطوة 4. استمر في السؤال عما إذا كان هناك المزيد الذي يمكنك القيام به لمساعدتهم
لا تنتهي أبدًا من التفاعل مع العملاء حتى تمنحهم كل فرصة للتعبير عن مخاوفهم أو وصف مشاكلهم مع منتجك أو خدمتك. لا تجعلهم يشعرون أنك في عجلة من أمرهم للوصول إلى العميل التالي ، أو أنك تريد فقط القيام بالحد الأدنى لمساعدتهم. دعهم يعرفون أنك في الحالة حتى تفعل كل ما في وسعك لإرضائهم.
- على سبيل المثال: "هل لديك المزيد من الأسئلة ، أو هل هناك أي شيء آخر يمكنني مساعدتك به؟" أو: "هل عالجت كل مشاكلك مع المنتج؟"
- بالطبع ، إذا أعطوك إشارة واضحة إلى أنك قد فعلت كل ما في وسعك لمساعدتهم ، فتقبل كلامهم ولا تضايقهم.
الخطوة 5. قم بإنهاء كل تفاعل بشكر العميل
إذا كانوا يشكرونك على مساعدتهم ، فقل شيئًا مثل ، "لا ، شكرًا لك على لفت انتباهنا إلى هذا وعلى صبرك بينما كنت أبحث عن حل." إذا تركوا التفاعل محبطًا على الرغم من بذل قصارى جهدك ، فتأكد من شكرهم أثناء الاعتذار مرة أخيرة: "أنا آسف لأنني لم أستطع فعل المزيد لمعالجة مشكلتك ، لكني أريد أن أشكرك على إثارة مخاوفك."
يجب أن يكون هذا شكرًا صادقًا لك ، لأنهم يفعلون شيئًا يستحق تقديرك. معظم العملاء المحبطين لا يتصلون بخدمة العملاء أو يتقدمون بشكوى - لكنهم يختارون فقط أن يصبحوا عميلاً لشخص آخر
جزء 4 من 4: صقل مهارات التعاطف لديك
الخطوة 1. ممارسة تقنيات اليقظة
يشمل اليقظة إشراك حواسك لتصبح أكثر وعيًا وتركيزًا على اللحظة الحالية ومحيطك. سيساعدك بناء قدراتك الواعية على القراءة والاستجابة بشكل أفضل للعملاء مع التعاطف. كما أن اليقظة تجعل من السهل عليك أن تتخيل نفسك في موقع الشخص الآخر ، وهذا هو جوهر التعاطف.
يمكن أن تتضمن تقنيات اليقظة تمارين مثل التأمل أو التنفس العميق ، لكن المشي في الغابة أو الجلوس بهدوء على الشاطئ يمكن أن يساعدك أيضًا على التركيز بشكل أفضل على محيطك
الخطوة الثانية. قضاء الوقت حول أنواع مختلفة من الناس
يمكن للعملاء أن يأتوا من جميع مناحي الحياة ، بخلفيات ثقافية مختلفة ، ووقائع اقتصادية ، وتجارب حياتية ، وما إلى ذلك. توسيع آفاقك عندما يتعلق الأمر بمقابلة أشخاص جدد وتجربة ثقافات مختلفة يمكن أن يسهل عليك التعاطف مع أشخاص مختلفين عنك. كما أنه يساعد على منعك من الوقوع في نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" للتعاطف ، حيث تفترض أن ما يصلح لعميل واحد سيعمل مع جميع العملاء.
- إذا كانت لديك فرصة للسفر ، فحاول زيارة أماكن جديدة وتجربة ثقافات مختلفة. حتى داخل مجتمعك الخاص ، استكشف أحياء مختلفة لتتعرف بشكل أفضل على قاعدة عملائك المحليين.
- غالبًا ما يكون التطوع طريقة رائعة للتفاعل مع أشخاص من خلفيات مختلفة.
الخطوة 3. خذ فصل دراسي في التمثيل
هذا لا يعني أنه يمكنك أن تصبح أفضل في تزييف ابتسامة حقيقية والتظاهر بالتفاعل مع العملاء بحماس. بدلاً من ذلك ، فكر في التصرف على أنه مثال لوضع نفسك في مكان شخص آخر. عندما تأخذ شخصيات مختلفة ، فكر في من أين أتوا ولماذا يرون العالم بالطريقة التي يرونها.
قد يسهل ذلك عليك تصور نفسك كعميل وفهم من أين أتوا ، وربما توقع التفاعل العام بشكل أفضل
نصائح
- بعض الناس يتعاطفون بشكل طبيعي أكثر من غيرهم ، لكنها مهارة يمكن لأي شخص تحسينها. ومثل المهارات الأخرى ، فإن الممارسة والتفاني هما مفتاح التحسين.
- يقدم بعض أصحاب العمل برامج تدريب على التعاطف أو كتابة نصوص تعاطفية لتستفيد منها عند التفاعل مع العملاء. لا تتجاهل مثل هذه الفرص لتحسين مهاراتك.
