هناك القليل من المهارات أكثر أهمية من التنظيم. بمجرد أن تتعلم كيف تصبح منظمًا ، يمكنك حمل هذه المهارات معك في مدرستك أو منزلك أو حياتك العملية. حافظ على إنتاجيتك وتجنب التوتر من خلال تطوير مهارات تنظيمية جيدة.
خطوات
طريقة 1 من 4: اكتساب المهارات التنظيمية في المدرسة
الخطوة 1. احصل على حقيبة ظهر واسعة
يمكن أن تساعد حقيبة الظهر الجيدة ذات المقصورات المتعددة في تطويرك التنظيمي. احتفظ بالكتب في جيب واحد ، والمهام ومجلدات الفصل في الآخر ، والمواد المدرسية مثل أقلام الرصاص والآلات الحاسبة في الآخر.
الخطوة الثانية. تدوين الملاحظات في الفصل
يمكنك استخدام دفاتر ملاحظات متعددة (واحد لكل فصل) أو دفتر ملاحظات كبير واحد فقط مقسم إلى أقسام مع فواصل لكل فصل. استمع جيدًا إلى معلميك أو أساتذتك واكتب المواد ذات الصلة في دفاتر الملاحظات المقابلة.
الخطوة 3. تنظيم أحداث وواجبات العمل المدرسي
ضع كل واجباتك المدرسية واختباراتك ومشاريعك في قائمة. اطلبهم حسب تاريخ الاستحقاق. على سبيل المثال ، إذا كان واجبك في الرياضيات مستحقًا غدًا ، فسيكون اختبار التاريخ الخاص بك في غضون أربعة أيام ، وكان واجبك في الفيزياء مستحقًا في غضون يومين ، وأكمل واجبك في الرياضيات ، ثم واجبك في الفيزياء ، ثم ادرس من أجل اختبار التاريخ.
- إذا كان لديك واجبان مستحقان في نفس اليوم ، فقم بالمهمة الأسهل أولاً. بهذه الطريقة ستكون قادرًا على إبعاده عن الطريق وتحقيق إنجاز تحت حزامك للحفاظ على زخمك وتحفيزك عالياً.
- عندما تحصل على مهام ومشاريع واختبارات جديدة ، قم بتدوينها في دفتر ملاحظات يومي. في نهاية اليوم ، استشر دفتر الملاحظات وراجع قائمة أكبر من المهام والاختبارات الحالية من خلال دمج المهام الجديدة.
- احصل على مخطط. المخطط عبارة عن دفتر ملاحظات خاص مصمم خصيصًا لمساعدتك في جدولة وقتك والاحتفاظ بمواعيد الاستحقاق للاختبارات والواجبات المنزلية والمشاريع المنظمة.
الخطوة 4. استخدم المجلدات لإدارة مهامك
يمكن أن يكون لديك مجلد واحد لكل فصل. استخدم مجلدات بألوان مختلفة ، وحاول مطابقتها مع أغلفة الكتاب المدرسي المقابل لذلك الفصل.
من المفيد أن يكون لديك (على الأقل) جيبان داخل كل مجلد. يمكنك استخدام جيب واحد للمهام المكتملة التي ترغب في تسليمها ، وجيب واحد للمهام التي لم تكملها وتحتاج إلى إنهاؤها. إذا كان لديك جيب ثالث في مجلدك ، فضع المهام المرتجعة والمصنفة هناك
الخطوة 5. ضع الملاحظات اللاصقة على المستندات المهمة
إذا كان لديك ملاحظات لاصقة ملونة ، فلن تحتاج حتى للكتابة عليها. على سبيل المثال ، يمكنك وضع ملاحظة لاصقة وردية في كتاب نصي بحيث يكون نصفها بارزًا على الحافة العلوية للصفحة التي تريد دراستها لاحقًا. يمكنك تطبيق ملاحظة لاصقة خضراء على المهام المستحقة الأسبوع المقبل. استخدم نظامًا منطقيًا بالنسبة لك للإشارة إلى تواريخ الاستحقاق أو مستويات الأهمية.
إذا كنت تستخدم الملاحظات اللاصقة غير الملونة ، فاكتب المعلومات ذات الصلة في الورقة اللاصقة. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "يوم الثلاثاء ، 2 نوفمبر" لمساعدتك على تذكر موعد استحقاق شيء ما
الخطوة 6. استخدم أقلام الرصاص الملونة أو أقلام التحديد في مقاطع مهمة
عند محاولة تحديد الفكرة الرئيسية لنص ، أو معلومات مهمة في فقرة معينة ، تتبع تحتها بقلم رصاص ملون ، أو تجاوزها باستخدام قلم تمييز. بهذه الطريقة ، سيتم جذب عينك إليه تلقائيًا عندما تقلب النص لاحقًا.
لا تكتب في كتب لا تملكها
طريقة 2 من 4: تعزيز المهارات التنظيمية في العمل
الخطوة الأولى: حدد ما تريد تحقيقه من خلال المنظمة
هل تريد العمل بشكل أسرع؟ هل تريد قضاء وقت أقل في البحث عن المستندات أو الملفات؟ يمكن أن تعزز المهارات التنظيمية العديد من جوانب سير عملك. لمساعدتك على الاستمرار في التركيز على أفضل الخطوات لعلاج عادات العمل غير المنظمة ، فكر في الشكل الذي قد تبدو عليه النتيجة النهائية لمكتب أو مساحة عمل أكثر تنظيماً.
الخطوة الثانية: ابدأ في تطوير المهارات التنظيمية بخطوات عملية صغيرة
يمكن أن تستغرق مهمة تطوير المهارات التنظيمية وقتًا. قسّمها إلى أجزاء أصغر يسهل التحكم فيها لتخفيف العبء. حاول دمج أسلوب تنظيمي جديد واحد على الأقل في سير عملك كل يوم.
- على سبيل المثال ، قد تبدأ بتنظيم درج مكتبك. في اليوم التالي ، ربما ستبدأ بتنظيم مجلدات وملفات التخزين. في اليوم الثالث ، يمكنك محاولة إعادة ترتيب قائمة انتظار مشروعك بحيث تكون مشاريع العمل المستحقة في أقرب وقت في المقدمة.
- فكر في مساحة عملك وابحث عن طرق صغيرة لتصبح أكثر تنظيمًا كل يوم.
الخطوة 3. اعمل على المهام الأكثر إلحاحًا أولاً
امنح كل مهمة أو مشروع مجلدًا منفصلاً واطلبها حسب تاريخ الاستحقاق أو الأهمية. بعد الانتهاء من المشروع ، أفرغ المجلد وحاوية المستندات التي لن تحتاجها مرة أخرى.
إذا لم تكن متأكدًا من المهام الأكثر إلحاحًا ، أو كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت للعمل على شيء ما ، فاسأل رئيسك عن المهام الحاسمة للغاية والتي يمكن تأجيلها
الخطوة 4. تجاهل الفوضى
من المحتمل أن يكون لديك الكثير من الأشياء في مقصورتك أو مساحة عملك لا علاقة لها بعملك. أعد تدويره أو تخلص منه بعيدًا أو اصطحبه إلى المنزل. على سبيل المثال ، يجب إعادة تدوير قائمة الوجبات الجاهزة من المطعم الصيني المحلي. حتى بعض المستندات أو العناصر المتعلقة بالعمل يجب إزالتها. لا تحتاج إلى زوجين من المقص أو اثنين من دباسات ، على سبيل المثال. ابحث عن مكان مناسب للأشياء الإضافية في مساحة عملك.
الخطوة 5. استخدم قاعدة اللمسة الواحدة
تتطلب قاعدة اللمسة الواحدة إما تجاهل مذكرة أو وثيقة معينة أو حفظها أو التصرف وفقًا لها (عن طريق الرد عليها ، على سبيل المثال) على الفور. من خلال التعامل مع المستندات الواردة على الفور ، فإنك تتجنب تراكم المستندات غير المقروءة.
الخطوة 6. ضع المستندات القديمة التي ستحتاج إلى الرجوع إليها مرة أخرى في مجلدات
قم بتسمية كل مجلد بوضوح وفقًا لمحتوياته. على سبيل المثال ، يمكنك تسمية مجلد واحد "الميزانية - 2012" ووضع كل ما يتعلق بميزانية 2012 في هذا المجلد.
لا تحتفظ أو تخزن المستندات التي لن تحتاجها مرة أخرى
الخطوة 7. ابحث عن مساحة تخزين مناسبة للمستندات الضرورية
بمجرد تقديم مستنداتك القديمة ، ابحث عن طريقة لتخزينها. يمكنك تخزينها في صناديق بلاستيكية صغيرة ، أو في خزانات حفظ ملفات عمودية. مهما كانت الطريقة التي تختارها ، تأكد من ترتيبها بطريقة منطقية بالنسبة لك.
قد يكون لدى شركتك أو صاحب العمل بروتوكول لتخزين المستندات الضرورية. اسأل إذا كنت غير متأكد
الخطوة 8. قم بعمل قوائم مرجعية
كل يوم ، قم بصياغة قائمة بكل ما تحتاج إلى القيام به في ذلك اليوم. ترتيب العناصر من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية. أهم الأشياء هي تلك التي تحتاج إلى القيام بها ، أو الأشياء التي لها موعد نهائي أو حد زمني. الأشياء الأقل أهمية هي تلك التي يمكنها الانتظار حتى يوم آخر إذا لزم الأمر.
- على سبيل المثال ، إذا كان عليك اصطحاب الكلب من الطبيب البيطري ، وشراء البقالة ، وقراءة كتاب ، ثم قرر أيهما هو الأكثر أهمية (التقاط الكلب) ثم حدد أي من المهمتين المتبقيتين تفضل القيام به.
- المخططون هم أدوات جيدة لإدارة وقتك. سيكون للمخطط الجيد تقويم وعرض يومي ، مما يسمح لك بإضافة المزيد من التفاصيل للأشياء التي تحتاج إلى القيام بها.
طريقة 3 من 4: تعلم المهارات التنظيمية في المنزل
الخطوة 1. نظف بانتظام
يمكنك تقسيم الواجبات المنزلية على أساس دائم ، أو اختيار تناوب مهام التنظيف. إن الحفاظ على نظافة المنزل مع أو بدون أسرة كاملة يتطلب الكثير من الطاقة ويمكن أن يساعد في تطوير مهارات التخطيط والتنظيم.
- إذا اختارت عائلتك تعيين مهام التنظيف بشكل دائم ، فيمكنك غسل الأطباق كل ليلة ، وقد يقوم شخص آخر بالغسيل ، وقد يقوم شخص آخر بالمكنسة الكهربائية.
- إذا اخترت تعيين مهام التنظيف على أساس دوري ، فيمكنك استخدام تقويم لتتبع المسؤول عن ماذا ومتى. قد تكتب "بوبي ، أطباق / ساندرا ، مغسلة / مايك ، كنس" يوم الأحد من أسبوع واحد. يوم الأحد القادم ، قد تكتب "ساندرا ، أطباق / مايك ، مغسلة / بوبي ، كنس".
الخطوة 2. ضع الأشياء بعيدًا عند الانتهاء منها
يجب أن يكون لكل شيء مكان مناسب مخصص له. بعد استخدام شيء ما ، ضعه مرة أخرى في مكانه. على سبيل المثال ، ضع الملح والفلفل على الطاولة في المكان الذي ينتمون إليه ، وضع الأطباق المتسخة في الحوض عند الانتهاء من تناول الطعام. شجع بقية أفراد أسرتك على فعل الشيء نفسه.
الخطوة الثالثة. اختر مكان دراسة أو عمل معين
ادرس أو اعمل في مكان هادئ ونظيف وجيد الإضاءة. قد يكون من المفيد أن يكون لديك مكتب أو طاولة للعمل عليها. قم بتخزين الأدراج بحاويات صغيرة تحتوي على مواد مفيدة مثل أقلام الرصاص والممحاة ومشابك الورق.
حاول الحفاظ على مساحة دراستك خالية من عوامل التشتيت مثل التلفزيون وألعاب الفيديو. هذا قد يجعل من السهل أن تظل منظمًا ومركّزًا على عملك
الخطوة 4. حدد وقتًا محددًا للدراسة
خصص وقتًا للدراسة للاختبارات وأداء واجبك. من الناحية المثالية ، يجب أن تدرس في نفس الوقت كل يوم. فكر في جدولك واختر وقتًا تشعر فيه بالانتعاش والتحفيز لإنجاز بعض الأعمال. أفضل وقت للدراسة لا يكون عادة بعد المدرسة مباشرة. حاول الانتظار حتى بعد العشاء بوقت قصير حتى يكون لديك بعض الوقت للاسترخاء أو الاستحمام أو التحدث مع أصدقائك.
على سبيل المثال ، إذا كنت تصل إلى المنزل الساعة 3:00 كل يوم وترغب في تناول وجبة خفيفة والدردشة مع والديك ، خصص وقتًا من 6:00 إلى 8:00 أو نحو ذلك للعمل. قم بتمديد فترة الدراسة إذا كنت بحاجة إلى ذلك
الخطوة 5. حدد موعد نوم منتظم
الحصول على قسط كافٍ من النوم يمثل تحديًا دائمًا. إن الحصول على وقت نوم واستيقاظ منتظم يجعل الأمر أسهل. اضبط منبهًا بحيث تستيقظ في نفس الوقت كل صباح. إذا لزم الأمر ، اضبط منبهًا للإشارة إلى وقت النوم أيضًا.
- مع وقت النوم المنتظم ، قد يكون من الأسهل الاستيقاظ براحة تامة وتجنب التدافع لتناول الإفطار أو الكتب أو المهام أو حقيبة الظهر أو حقيبة السفر.
- يحتاج البالغون إلى النوم سبع ساعات على الأقل كل ليلة. اهدف إلى الحصول على ساعات نوم عديدة على الأقل. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد الاستيقاظ بحلول الساعة 8:00 كل صباح ، فاستمر في الفراش بحلول منتصف الليل للسماح لنفسك بوقت للنوم.
طريقة 4 من 4: تطوير المهارات التنظيمية باستخدام التكنولوجيا
الخطوة 1. الاستفادة من التكنولوجيا
تحتوي الهواتف وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية على العديد من الأدوات التنظيمية المفيدة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تقويم هاتفك لإنشاء تذكيرات تلقائية بأن مهمة معينة ستحل قريبًا ، أو أن اجتماعًا على وشك الحدوث. في حين أن هذه الأدوات قد يكون لها منحنى تعليمي بسيط ، فإن استخدامها سيساعدك على تطوير مهاراتك التنظيمية.
- يمكنك أيضًا تنزيل تطبيقات تنظيمية مفيدة لمساعدتك على تطوير المهارات التنظيمية. الأشياء عبارة عن تطبيق يساعدك في إنشاء قوائم مرجعية وتقسيم المهام المعقدة إلى خطوات بسيطة. يعد RescueTime تطبيقًا مفيدًا آخر لمساعدتك في تتبع وقتك عندما تكون متصلاً بالإنترنت من خلال المراقبة والإبلاغ عن أكثر ما تبحث عنه.
- إلى جانب التقويم ، يمكنك تنظيم الأسماء وأرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني وعناوين المنزل أو العمل بهاتفك.
الخطوة 2. تنظيم ملفاتك الإلكترونية
أنشئ مجلدًا باسم كل مهمة أو فصل يتعين عليك إضافة العمل فيه. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ثلاثة مجلدات بعنوان "التاريخ" و "الإنجليزية" و "علم الاجتماع". داخل كل مجلد ، يمكنك إضافة مجلدات جديدة بتواريخ لكل أسبوع من المهام التي لديك.
- على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مجلد بعنوان "6/6 - 6/10/2016" لإدارة جميع مهامك المكتوبة بين التواريخ المذكورة في المجلد.
- بدلاً من ذلك ، يمكنك فقط الاحتفاظ بجميع ملفاتك في مشروع أو موضوع معين في مجلد واحد ، واستخدام الخيارات التنظيمية المضمنة في نظام التشغيل لفرز الملفات حسب تاريخ الإنشاء.
الخطوة الثالثة. استخدم قاعدة اللمسة الواحدة للبريد الإلكتروني
عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، قم بالرد عليها فورًا إذا لزم الأمر ، أو ضعها في الأرشيف إذا كنت تعتقد أنك ستحتاج إليها في المستقبل. احذف الرسائل القديمة التي لن تحتاجها مرة أخرى. تحقق من بريدك الإلكتروني مرة واحدة على الأقل يوميًا للتأكد من عدم تراكمها. كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني لديك ، قل احتمال رغبتك (أو قدرتك) على الجلوس والتحقق منها جميعًا.
الخطوة 4. استخدم ساعة رقمية
تساعدك الساعة في إدارة وقتك. بدون ساعة ، ستبحث باستمرار حول الساعة أو تنسى الوقت تمامًا.
