إذا كنت تعمل في مكتب طبي ، أو كنت تبدأ ممارستك الخاصة ، فإن جدولة مواعيد المرضى هي واحدة من أهم مهامك. سيضمن الحفاظ على جدول مواعيدك منظمًا جيدًا عدم "ضياع" أي مريض في النظام وأن يتمتع كل من المرضى والأطباء بتجربة ممتعة في المكتب. وفي الوقت نفسه ، ستسمح لك زيادة الإنتاجية في جدولك بحجز المزيد من المواعيد وزيادة إيرادات مكتبك.
خطوات
طريقة 1 من 3: إعداد نظام جدولة المواعيد
الخطوة 1. دع المرضى يحجزون المواعيد عبر الهاتف وشخصيًا وعبر الإنترنت
بهذه الطريقة ، ستتأكد من حصولك على أكبر عدد ممكن من المرضى وعدم فقدان أي مرضى محتملين لا يمكنهم تحديد المواعيد بطريقة معينة. يتيح لك تمكين الأشخاص من تحديد المواعيد عبر الإنترنت أيضًا الاستفادة من الوصول عبر الإنترنت على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع والسماح للمرضى بحجز المواعيد بعد ساعات.
- بالإضافة إلى هذه الكفاءة الإضافية ، يشير المرضى أيضًا بشكل عام إلى شعورهم بمزيد من الراحة وأقل عبءًا بسبب الجدولة الذاتية عبر الإنترنت بدلاً من تحديد المواعيد عبر الهاتف.
- هناك مجموعة متنوعة من برامج جدولة المواعيد عبر الإنترنت يمكنك شراؤها لاستخدامها في مكتبك. تتضمن بعض البرامج الأكثر شيوعًا AppointmentPlus و Booker و Thryv. بالطبع ، يمكنك أيضًا إنشاء برنامج الجدولة الخاص بك إذا كانت لديك مهارات البرمجة والتطوير!
الخطوة الثانية: قدم للمرضى خيارات متعددة للفترات الزمنية لمواعيدهم
ستحتاج إلى التأكد من منح مرضاك أكبر عدد ممكن من الخيارات حتى يتمكنوا من اختيار أفضل فترة زمنية لجدولهم الزمني المحدد. قد يبدو هذا واضحًا ، لكنه مهم جدًا لإبقاء مرضاك سعداء وتقليل فرصة اضطرارهم إلى إلغاء الموعد بسبب تضارب الوقت.
على سبيل المثال ، بدلاً من سؤال المريض عما إذا كان الثلاثاء في الساعة 1:00 مناسبًا له ، امنحه الفرصة لتحديد أي فترة زمنية متاحة تناسبه ، مثل الثلاثاء من 1:00 إلى 2:00 ، 2: 00-3: 00 ، أو 4: 00-5: 00
الخطوة الثالثة. قم بتدوين معلومات الاتصال الخاصة بكل مريض مجدول
ستحتاج إلى أن تكون قادرًا على الاتصال بهم لتذكيرهم بموعد قادم أو إعادة جدولة حجزهم التالي. تأكد من طلب رقم هاتف الشخص وعنوان بريده الإلكتروني وعنوانه البريدي عند حجز موعده لأول مرة.
إذا حدد الشخص الموعد شخصيًا أو عبر الهاتف ، فاطلب منه هذه المعلومات ببساطة. إذا حددوا موعدهم عبر الإنترنت ، فتأكد من تضمين منطقة في بوابتك الإلكترونية لمعلومات الاتصال بالمريض
الخطوة 4. إرسال تذكير للمرضى في اليوم السابق لموعدهم
إذا نسى المرضى موعدهم ولم يحضروا ، فهذا يؤدي إلى ضياع جزء كبير من الوقت في جدولك. يقلل استخدام التذكيرات من مخاطر فشل المرضى في الحضور لمواعيدهم ، وبالتالي يساعد على منع هذا الوقت الضائع.
- يعد الاتصال بالمرضى أو إرسال رسائل نصية إليهم هو أفضل أنواع التذكيرات ، حيث من المرجح أن يلاحظوا مكالمة واردة أو رسالة نصية أكثر من ملاحظتهم لرسالة بريد إلكتروني جديدة في فترة زمنية قصيرة.
- قد يؤدي استخدام نظام التذكير أيضًا إلى زيادة إلغاء وإعادة جدولة المواعيد غير المرغوب فيها ، مما قد يؤدي إلى شعور المرضى بمزيد من التحكم وبالتالي زيادة رضاهم عن مواعيدهم.
الخطوة 5. حدد جدول مواعيد معين لمكتبك
إذا لم تكن المسؤول الوحيد عن الحفاظ على جدول المواعيد لمكتبك ، فقم بتعيين أو تعيين شخص ما ليكون منظم المواعيد الرئيسي. إن إسناد مسؤولية تحديد المواعيد إلى شخص واحد سيسمح بإجراء جدولة أكثر صرامة ويؤدي إلى جدول يعكس بشكل أفضل احتياجات المريض وتفضيلات الأطباء الفرديين.
على سبيل المثال ، إذا كان هناك شخص واحد مسؤول عن تحديد المواعيد ، فيمكنه التركيز على أشياء مثل مطابقة مرضى أو حالات معينة مع أطباء معينين بدلاً من تقسيم انتباههم بين عدة مهام
الطريقة 2 من 3: فرز المرضى ضمن الجدول الزمني
الخطوة الأولى: قم بتجميع المرضى الذين يعانون من حالات أو مشاكل مماثلة في نفس اليوم
يقدّر الأطباء عمومًا علاج المرضى المتشابهين ، لأنه يضيف الاتساق إلى وظائفهم ويضعهم في عقلية طبية أكثر تركيزًا. وبالتالي ، فإن تنظيم جدول مواعيدك بهذه الطريقة سيجعل الأطباء في مكتبك أكثر سعادة ويسمح لمرضاك بتلقي علاج أكثر فعالية.
على سبيل المثال ، إذا كان هناك عدة مرضى يحددون مواعيدًا لأمراض الجلد خلال أسبوع معين ، فحاول إعدادها بحيث تقع جميع مواعيدهم في نفس اليوم من ذلك الأسبوع
الخطوة الثانية: استخدم مخطط الفرز لتحديد أولويات المواعيد على أساس الجدية
يجب أن يتضمن الرسم البياني معايير مثل الأعراض المبلغ عنها وإلحاح الموعد وطول الموعد. عند إضافة موعد جديد إلى الجدول ، ارجع إلى هذا المخطط لتحديد ما إذا كنت ستحجز الموعد في نفس اليوم ، أو في الأيام القليلة المقبلة ، أو خلال الأسابيع القليلة المقبلة.
- على سبيل المثال ، إذا اتصل شخص ما لتحديد موعد وأبلغ عن أعراض مثل الألم الشديد وضيق التنفس ، فقم بتضمينه في الجدول الزمني في أقرب وقت ممكن لأن حالتهم قد تكون خطيرة للغاية.
- إذا لم يكن هناك مكان في الجدول لرؤية شخص يعاني من حالة طارئة على الفور وتحتاج إلى إعادة جدولة موعد مريض آخر ، يمكنك أيضًا استخدام المخطط لتحديد المواعيد التي يمكن تأجيلها.
الخطوة الثالثة: تجنب الحجز المزدوج للمرضى الجدد والمرضى الذين يعانون من مشاكل معقدة
ستتطلب هذه المواعيد مزيدًا من الوقت والاهتمام أكثر مما يحتاجه المرضى العائدون. بدلاً من ذلك ، حدد موعدًا للمرضى الذين يحتاجون إلى القليل من الاهتمام جنبًا إلى جنب مع المرضى الجدد ، بحيث يمكن للممرضات إجراء الفحص الأولي لمريض جديد بينما يعمل الطبيب مع المريض العامل.
- على الرغم من أن الحجز المزدوج بهذه الطريقة يمكن أن يساعدك في رؤية المزيد من المرضى في يوم واحد ، إلا أنه قد يؤدي إلى مواجهة مشكلات عند ظهور ظروف غير متوقعة. حافظ على الحجز المزدوج إلى الحد الأدنى لتجنب المشاكل باستمرار.
- تعد جدولة المرضى "العاملين" أيضًا وسيلة جيدة لفرز المرضى بناءً على احتياجاتهم وترك مساحة أكبر للمواعيد لأولئك الذين يعانون من مشاكل أكثر خطورة.
الخطوة 4. خطط لجدولك الزمني حول التقلبات الموسمية في احتياجات المرضى
استنادًا إلى التركيبة السكانية لعملائك ، من المحتمل أن ترى الكثير من المواعيد يتم حجزها في نفس الوقت تقريبًا من العام على أساس منتظم. استخدم الخبرة السابقة للتنبؤ بهذه التقلبات الموسمية واترك مساحة كافية في الجدول لتلبية احتياجات مرضاك.
- على سبيل المثال ، قد ترى عددًا كبيرًا من الأشخاص يقومون بإجراء فحوصات لأطفالهم في بداية العام الدراسي الجديد ، الأمر الذي سيتطلب منك محاولة ترك مساحة لهذه المواعيد قبل وبعد المدرسة كل يوم.
- بشكل عام ، تشمل الأوقات الأكثر ازدحامًا في العام لمكاتب الأطباء بداية العام الدراسي الجديد (أي أغسطس) ، وموسم الحساسية (أي من أبريل إلى يونيو) ، وموسم الأنفلونزا (أي أكتوبر-فبراير).
طريقة 3 من 3: الحفاظ على جدول مواعيد فعال
الخطوة الأولى. قم بإنشاء جدول زمني أسبوعي لتنظيم جدولك الزمني
يجب أن يتضمن الجدول الزمني الخاص بك معلومات مثل عدد المرضى الذين يحتاج مكتبك إلى جدولتهم كل أسبوع ، وعدد الساعات التي يمكن للموظفين العمل فيها ، وعدد الأيام التي يمكن أن ينتظرها المريض قبل زيارة الطبيب. سيساعدك الحصول على هذه المعلومات في جدولك الزمني على تحقيق التوازن بين احتياجات المريض واحتياجات العاملين في مكتبك.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعلم أنك قد حددت موعدًا لعدد كافٍ من المرضى لتلبية احتياجات مكتبك لمدة أسبوع واحد ، فيمكنك حينئذٍ إعطاء الأولوية لجدولة المرضى الذين لا يعانون من حالات طارئة خلال الأسبوع المقبل
الخطوة الثانية: استخدم جدولة الموجة المعدلة لتجنب تراكم المرضى
في نموذج الجدولة هذا ، يتم تجميع مواعيد المرضى بالقرب من بداية الساعة وتُترك نهاية الساعة مفتوحة. باستخدام هذا النوع من الجدول الزمني ، تعمل المساحة المفتوحة في نهاية الساعة كمخزن مؤقت عند تشغيل المواعيد لفترة أطول من المتوقع أو ظهور ظروف أخرى غير متوقعة.
- سيؤدي نموذج جدولة الموجة المعدل إلى تقليل أوقات انتظار المرضى بشكل كبير ، مما يؤدي إلى زيادة رضا المريض بشكل عام.
- إذا كان لديك وقت فارغ في نهاية الساعة ، يمكنك استخدام هذا الوقت لمتابعة المهام الأخرى في المكتب ، مثل حفظ الأوراق أو إجراء مكالمات هاتفية أو حتى عقد اجتماعات للموظفين.
الخطوة 3. استخدم قائمة الانتظار لتجنب فقدان مساحة الجدول الزمني بعد الإلغاء
من خلال وجود قائمة انتظار ، يمكنك إضافة مرضى إلى الجدول في اللحظة الأخيرة إذا تم إلغاء موعد مجدول مسبقًا. سيؤدي ذلك إلى تقليل مقدار الوقت والإيرادات التي سيخسرها مكتبك عندما يقوم المريض بإلغائك.
قم بإنشاء قائمة الانتظار الخاصة بك بتنسيق رقمي وقم بإعدادها بحيث يمكنك على الفور إرسال رسالة نصية أو بريد إلكتروني إلى المرضى الموجودين في القائمة عند فتح خانة الجدول الزمني. هذا أكثر فاعلية من الاضطرار إلى الاتصال بالمرضى الموجودين في القائمة عن طريق الهاتف
الخطوة 4. تعيين أوقات الوصول قبل 20 دقيقة من أوقات الموعد
سيعطي هذا للموظفين في محطة تسجيل الوصول متسعًا من الوقت لجمع كل المعلومات الضرورية من المريض قبل الموعد المحدد مع الطبيب. يؤدي تنظيم أوقات المواعيد بهذه الطريقة إلى منع أنواع التأخير التي يمكن أن تؤدي إلى التخلص من جدول يوم كامل.
