إذا خيب ظنك شخص ما أو حدث لك شيء مخيب للآمال ، فمن الطبيعي تمامًا أن تشعر بالضيق أو الإحباط أو الغضب الصريح. ولكن ، في كثير من الأحيان ، يكون أفضل رد هو أن تكون هادئًا ومجمعًا حتى تتمكن من التعبير عن مخاوفك وخيبة أملك بشكل احترافي. ليس من الصعب التعبير عن نفسك بشكل احترافي إذا حافظت على رباطة جأشك وحافظت على رباطة جأشك. سواء اخترت التعبير عن إحباطك عن طريق البريد الإلكتروني أو الخطاب أو شخصيًا ، فإن الأمر كله يتعلق باستخدام اللغة الصحيحة والتعامل بشكل صحيح.
خطوات
الطريقة 1 من 3: إرسال بريد إلكتروني احترافي
الخطوة الأولى: استخدم البريد الإلكتروني للتعبير عن خيبة الأمل بشأن مشكلة متعلقة بالعمل
إذا شعرت بخيبة أمل مع زميل في العمل أو مدير ، فإن البريد الإلكتروني يعد وسيلة رائعة للتعبير عن خيبة أملك ، مع الاحتفاظ أيضًا بسجل رقمي في حالة حدوث مشاكل في المستقبل. يمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني إذا تم رفضك للحصول على فرصة عمل محتملة.
- يعد البريد الإلكتروني أيضًا طريقة جيدة لإبلاغ مديرك بخيبة أمل إذا رفض طلبًا للحصول على شيء مثل إجازة أو فكرة اقترحتها.
- على الرغم من أنه قد يؤذي مشاعرك ، فمن الأفضل دائمًا إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد رفض الوظيفة.
الخطوة 2. اكتب سطر موضوع قصيرًا ومباشرًا إذا كنت بصدد صياغة رسالة بريد إلكتروني أصلية
كن موجزًا وأشر بوضوح إلى موضوع البريد الإلكتروني في سطر الموضوع. تجنب استخدام جملة طويلة أو لغة وقحة لجعل بريدك الإلكتروني يبدو أكثر احترافًا حتى يتعامل المستلم معه بجدية أكبر. اختر موضوعًا لا يزيد طوله عن 5 كلمات واكتبه في سطر موضوع البريد الإلكتروني.
على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا إلى زميل في العمل حول الموعد النهائي الضائع ، فيمكنك تضمين سطر موضوع يبدو مثل "الموعد النهائي للشحن"
ملحوظة:
إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني ، مثل رسالة بريد إلكتروني تُعلمك برفضك لوظيفة محتملة ، فعليك بالرد على البريد الإلكتروني الأصلي بدلاً من إنشاء رسالة جديدة حتى يكون لديك سجل منظم لمراسلاتك.
الخطوة الثالثة. ابدأ بريدك الإلكتروني بتحية احترافية لضبط الأسلوب
افتح بريدك الإلكتروني بتحية رسمية حتى يتضح من البداية أن بريدك الإلكتروني احترافي. اختر تحية مناسبة لعلاقتك مع هذا الشخص. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على أساس الاسم الأول مع مدير اسمه ماثيو سميث ، فيمكنك بدء بريدك الإلكتروني مثل ، "عزيزي مات".
- إذا كانت لديك علاقة منفتحة جدًا وغير رسمية مع المستلم ، فيمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "يا مات".
- إذا كنت تكتب رسالة بريد إلكتروني إلى شخص لم تقابله من قبل ، فابدأ بـ "لمن يهمه الأمر".
- بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني الجماعية ذات المستلمين المتعددين والتي تريد معالجتها ، قل ببساطة "الكل".
الخطوة الرابعة. أضف تعبيرًا قصيرًا لتجعل البريد الإلكتروني ودودًا
بعد أن تحيي المستلم ، اجعل السطر الأول من رسالتك الإلكترونية عبارة عن تبادل قصير أو تبادل لطيف يظهر أنك ودود ولكنك محترف. اجعلها قصيرة ولا تتجاوز سطرين أو ثلاثة أسطر من المحادثات القصيرة قبل أن تصل إلى جوهر بريدك الإلكتروني.
- حاول البدء بشيء مثل ، "أتمنى أن تكون بخير" أو "أتمنى أن تجدك هذه الرسالة الإلكترونية بشكل جيد".
- إذا كانت علاقتك غير رسمية مع هذا الشخص ، يمكنك ذكر تفاصيل شخصية مثل ، "أتمنى أن تكون قد قضيت وقتًا رائعًا في الحفلة الموسيقية في نهاية الأسبوع الماضي".
الخطوة 5. اذكر خيبة أملك بوضوح في نص الرسالة الإلكترونية
بمجرد أن تمهد الطريق لرسالتك الإلكترونية مع التحية والتعبير عن خيبة الأمل ، ابدأ العمل مباشرة للتعبير عن خيبة أملك. أخبرهم بوضوح بما تشعر به ، لكن حافظ على لغتك رسمية وتجنب استخدام السخرية أو التهديدات أو الألفاظ النابية حتى تبدو محترفًا قدر الإمكان. ضع قائمة بجميع شكاويك واحتفظ بنص الرسالة الإلكترونية في فقرة واحدة إن أمكن حتى يركز البريد الإلكتروني على الموضوع المطروح.
- على سبيل المثال ، إذا تم رفضك لوظيفة محتملة ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "يؤسفني سماع أنك قررت السير في اتجاه مختلف. كنت أتطلع إلى هذه الفرصة ، لذلك أشعر بخيبة أمل في قرار تعيين شخص آخر ".
- إذا كنت تكتب إلى زميل في العمل أو موظف للتعبير عن خيبة أملك ، فيمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "لقد لفت انتباهي أنه لم يتم اتباع سياسات وإجراءات معينة بشكل صحيح. السياسات موجودة لسبب ما ، لذلك من المخيب للآمال معرفة أنه تم تجاهلها ".
الخطوة 6. حافظ على احترام لغتك ولغتك في جميع أنحاء البريد الإلكتروني
استخدم لغة رسمية ومحترمة للتعبير بوضوح عن خيبة أملك دون أن يشعر المتلقي بأنك تهاجمه شخصيًا. تخيل كيف سيتم فهم الكتابة إذا قرأها شخص آخر أو إذا تم نشرها على الملأ وصنع كتابتك لتكون تمثيلًا احترافيًا لنفسك.
- إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى موظف أو مدير ، فمن الممكن أن تتم مشاركة بريدك الإلكتروني مع أشخاص آخرين ، لذلك من المهم أن تكون كتابتك محترمة ومهنية.
- على سبيل المثال ، بدلاً من قول شيء مثل ، "أنا لا أفهم ما هي مشكلتك ولماذا ترفض اتباع الإجراء" ، قل شيئًا مثل ، "كما ناقشنا سابقًا ، تم تصميم الإجراءات لإبقاء الجميع على نفس الموقف الصفحة ، لذلك يجب أن يتبعهم الجميع ".
الخطوة السابعة: اختتم بريدك الإلكتروني بملاحظة إيجابية وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء
اختتم بريدك الإلكتروني من خلال تضمين معلومات قابلة للتنفيذ مثل إعداد اجتماع أو دعوة المستلم للحضور إليك إذا كان لديه أي أسئلة. قم بتضمين بعض الملاحظات الإيجابية أيضًا. اذكر الأشياء التي تسعدك أو امتدح الشخص لشيء قام به بشكل جيد حتى يشعر وكأنك لا تهاجمه فحسب ، بل تهتم بمصالحه.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول لمحاورك ، "ولكن ، أنا ممتن لإتاحة الفرصة لي لإجراء مقابلة مع شركتك. يرجى إعلامي إذا تم فتح شيء ما في المستقبل!"
- إذا كنت تكتب إلى موظف أو زميل في العمل ، فجرّب شيئًا مثل ، "أعلم أنك كنت تعمل بجد على هذا الأمر ، أردت فقط أن أثير انتباهك إلى المشكلات التي أثير انتباهك إليها حتى تتمكن من متابعة لأية مشاكل محتملة في المستقبل."
الخطوة الثامنة. اقرأ البريد الإلكتروني بصوت عالٍ قبل إرساله لتسمع كيف يبدو
توقف لحظة لقراءة بريدك الإلكتروني بالكامل بصوت عالٍ حتى تتمكن من سماع نغمة كتابتك وتدقيقها بحثًا عن أي أخطاء إملائية أو نحوية. إذا وجدت أي أخطاء إملائية أو أخطاء إملائية أو لغة غير صحيحة ، فقم بإصلاحها! إذا كانت نبرة صوتك ضعيفة جدًا أو قاسية جدًا ، فاضبط اللغة بحيث تكون احترافية ولكن حازمة. عندما تكون راضيًا عن ذلك ، أرسله إلى الشخص المقصود منه.
- يمكنك أيضًا أن تطلب من صديق أو زميل في العمل قراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله للتأكد من أنه يبدو جيدًا.
- يمكن للأخطاء الإملائية أو الكلمات المفقودة أن تلغي تأثير بريدك الإلكتروني ، لذا خذ وقتك في تصحيح كتابتك.
الطريقة 2 من 3: كتابة رسالة شكوى رسمية
الخطوة 1. أرسل خطابًا إلى شركة أو إذا لم تتمكن من الحصول على رد
إذا شعرت بخيبة أمل بسبب منتج أو سلوك شركة ، فإن كتابة خطاب رسمي يوضح بالتفصيل شكواك هو الطريقة الأكثر احترافًا للتواصل معهم. إذا لم تكن قادرًا على الاتصال بشخص ما من خلال أي وسيلة أخرى ، فاستخدم خطابًا رسميًا كملاذ أخير للتعبير عن خيبة أملك وتفاصيل مشاكلك.
يمكنك أيضًا استخدام خطاب كمحاولة أخيرة لإثبات أنك حاولت الاتصال بشخص ما لمناقشة مشكلتك معه
الخطوة 2. اذكر مشكلتك بوضوح في الجملة الأولى
أيًا كان ما تشعر بخيبة أمل بشأنه ، اجعله واضحًا فورًا بوضعه في الجملة الأولى من رسالتك. كن مباشرًا ومختصرًا واذكر مشكلتك أو شكواك بوضوح ومهنية لتحديد نغمة رسالتك بالكامل.
- على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب إلى شركة لتقديم شكوى بشأن سياسة أثرت عليك ، فيمكنك البدء بعبارة "أكتب للتعبير عن إحباطي وخيبة أملي من سياسة الإرجاع الخاصة بشركتك".
- إذا كنت تكتب خطابًا إلى شخص ما لم تتمكن من الوصول إليه ، فحاول البدء بشيء مثل ، "أنا أكتب هذه الرسالة فيما يتعلق بفشلك في الرد على أسئلتي حول مبلغ التأمين الخاص بي بعد عدم تمكني من الوصول عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني.
الخطوة الثالثة. استخدم نص رسالتك لإضافة التفاصيل والمعلومات المتعلقة بمشكلتك
بمجرد التعبير عن خيبة أملك ومشكلتك ، استخدم بقية رسالتك لإضافة تفاصيل ومعلومات محددة لتوسيع رسالتك وشرح إحباطك. اذكر أي خطوات اتخذتها لحل مشكلتك بالإضافة إلى الجهود التي بذلتها للتواصل معهم للحصول على المساعدة.
نصيحة:
إذا كنت قد حاولت التواصل معهم أو قدموا وعودًا لمعالجة مخاوفك ، فذكر التواريخ التي حاولت فيها الاتصال بهم أو أنهم التزموا بإصلاح المشكلة.
الخطوة الرابعة: تجنب اللغة الغاضبة أو الساخرة أو التهديدية في رسالتك
خلال رسالتك ، حافظ على لغتك ولغتك رسمية ومهنية. لا تستخدم أبدًا لغة نابية أو تهديد وتجنب السخرية حتى تبدو كتابتك احترافية قدر الإمكان.
- إذا اضطررت في أي وقت إلى تقديم رسالتك في قضية محكمة ، فأنت تريد أن تجعل نفسك تبدو محترفًا قدر الإمكان.
- ستجعلك الشتائم أو استخدام لغة عنيفة تبدو عدوانيًا وغير محترف.
الخطوة 5. قم بتضمين نسخ من أي مستندات ذات صلة بشكواك
إذا كانت لديك صور أو عقود أو أي مستندات أخرى تدعم مطالباتك أو تثبتها ، فقم بعمل نسخة منها وأرفقها برسالتك. تأكد من الإشارة إليها في رسالتك لإضافة المزيد من الصلاحية إلى أي ادعاءات تقدمها.
على سبيل المثال ، في رسالتك ، يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "لقد أرفقت صورًا لما يبدو عليه المنتج النهائي ، والتي كما ترى ، ليست مرضية على الإطلاق"
الخطوة 6. أضف معلومات الاتصال الخاصة بك بعد الانتهاء
قم بإنهاء رسالتك بفقرة تلخص مخاوفك الرئيسية والإجراءات التي ترغب في اتخاذها لحلها. إذا كنت تريد أن يتواصل معك الشخص أو الشركة لمحاولة إصلاح المشكلة أو مناقشة الأمر بشكل أكبر ، فتأكد من تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك في الأسفل.
- وقِّع على الخطاب بختام رسمي مثل "لك حقًا" أو "مع خالص التقدير" أو "باحترام" متبوعًا باسمك.
- أعط رقم الهاتف أو عنوان البريد الإلكتروني الذي تريد منهم أن يستخدموه للتواصل معك.
الخطوة 7. أرسل الخطاب باستخدام بريد معتمد حتى يتم التوقيع عليه
استخدم البريد المعتمد أو خيار تسليم الخطابات الذي يتطلب من المستلم التوقيع عليه حتى يكون لديك دليل على استلامه. احتفظ بالإيصال في حال احتجت في أي وقت لإثبات أنك كتبت لهم خطابًا أو قدمه لقضية محكمة.
طريقة 3 من 3: التحدث إلى شخص ما بشكل مهني
الخطوة 1. تحدث إلى شخص ما مباشرة إذا كنت لا تريده أن يسجل
إذا كنت تفضل التعبير عن خيبة أملك دون أثر ورقي أو دون القلق بشأن فحص محادثتك لاحقًا ، فإن المحادثة وجهًا لوجه هي السبيل للذهاب. بالإضافة إلى ذلك ، تتيح لك المحادثة المباشرة مع شخص ما قياس ردود أفعاله وإضافة لمسة شخصية أكثر.
- غالبًا ما يكون من الأسرع التحدث إلى شخص تشعر بخيبة أمل معه.
- يتيح لك التحدث إلى شخص ما استخدام لغة جسدك ونبرة صوتك للتعبير حقًا عن إحباطك أو خيبة أملك.
الخطوة 2. اطلب من الشخص مقابلتك على انفراد لمناقشة المشكلة
تحدث إلى الشخص بعيدًا عن الآخرين حتى تتمكن من التعبير عن نفسك بحرية دون احتمالية إحراجهم. حدد موعدًا لاجتماع أو اطلب منهم مقابلتك في مكان ما مثل غرفة الاجتماعات أو المكتب أو حتى المقهى حتى يكون الأمر أكثر احترافًا.
- اتصل بهم أو أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا واسألهم عن الوقت والمكان المناسبين لهم.
- إذا وجدت نفسك في موقف لا يمكنك فيه التعبير عن خيبة أملك على انفراد ، فحاول أن تظل محترفًا قدر الإمكان وتأكد من رباطة جأشك.
نصيحة:
إذا كنت بحاجة إلى التحدث إليهم على الفور ، أخبرهم شيئًا مثل ، "هل لديك لحظة سريعة؟ أحتاج إلى التحدث معك."
الخطوة 3. ابدأ المحادثة بتوجيه الشكر إليهم والسؤال عن أحوالهم
قبل أن تبدأ في التعبير عن خيبة أملك ، توقف لحظة لشكر الشخص على تخصيص الوقت لمقابلتك وقياس مزاجه. اسألهم عن أحوالهم وما إذا كانوا مستعدين للتحدث معك حول هذه المشكلة. إذا بدا عليه الغضب أو الغضب ، حاول تهدئته أو انتظر للتحدث معه لاحقًا. إذا بدت على ما يرام ، فابدأ في مناقشة مشكلتك أو مشكلتك.
- إن البدء بالقدم اليمنى سيساعد في إجراء المحادثة بسلاسة واحترافية.
- على سبيل المثال ، يمكنك أن تبدأ بقول شيء مثل ، "شكرًا جزيلاً على وقتك. لن أستغرق وقتًا طويلاً ، أنا فقط بحاجة لمناقشة شيء ما معك ".
الخطوة 4. اذكر شكواك بوضوح وبشكل مباشر
أخبر الشخص عن سبب شعورك بخيبة أمل من استخدام لغة محددة وغير عاطفية. كن مباشرًا وموضوعيًا واذكر جميع الأسباب التي تجعلك غير راضٍ ، ولكن تجنب توبيخهم بقائمة من الأخطاء. استخدم لغة احترافية وهادئة للتعبير عن مشاعرك وتجنب رفع صوتك أو استخدام الألفاظ النابية.
- الصراخ والسب سيجعلك تبدو عدوانيًا وغير محترف.
- على سبيل المثال ، أخبرهم بما تشعر به دون الإفراط في الانفعال. يمكنك أن تقول شيئًا مثل ، "عندما تفعل شيئًا كهذا ، فإن ذلك يجعلني أشعر حقًا أنك لا تهتم بكيفية تأثير ذلك علي ، ولكي أكون صادقًا ، فهذا مؤلم ومحبط.
الخطوة 5. اسألهم عما إذا كان لديهم أي أسئلة قبل إنهاء اجتماعك
بمجرد أن تعبر عن خيبة أملك وتشرح أسبابك ، امنح الشخص فرصة للتحدث. اسألهم عما إذا كان لديهم أي أسئلة لك أو إذا لم يكونوا واضحين بشأن أي شيء أخبرتهم به حتى لا يكون هناك أي لبس. ثم اشكرهم مرة أخرى على لقائهم معك قبل إنهاء المحادثة.
إذا أمكن ، اعرض الحلول أو التحسينات للمستقبل
نصائح
- لا تكتب أبدًا بريدًا إلكترونيًا أو تكتب رسالة أو تجري محادثة وأنت غاضب. خذ أنفاسًا قليلة لتهدئة نفسك قبل أن تبدأ حتى تتمتع برأس صافٍ.
- تجنب إجراء محادثة مع شخص ما أمام الآخرين. انتظر حتى يصبحوا متاحين للتحدث واللقاء معهم على انفراد.
